Personregister - här samlas föreningens alla medlemmar och är därmed föreningens medlemsregister. |
|
1. Personregister
Under fliken PERSONREGISTER i vänstermenyn samlas samtliga föreningens medlemmar, oavsett vilken period de varit aktiva inom. Det innebär att en person som varit medlem föregående år men sedan slutat och därmed inte är medlem under nuvarande år kommer finnas kvar i ert personregister tills ni aktivt tar bort personen.
Om du klickar på en persons förnamn kommer du få upp den personens personkort. På personkortet samlas information om personen i form av personuppgifter, vilka grupper personen tillhör, fakturainformation osv.
I personregistret kan ni söka efter en person. Ni kan söka på för- och/eller efternamn, personnummer, telefonnummer eller mailadress.
Vill ni rensa bland inaktiva medlemmar? Läs mer här.
Lägg till ny person
Vill ni lägga till en ny person i ert personregister klickar du på +NY PERSON uppe till höger > fyller i personuppgifterna. När ni gjort detta finns personen endast i ert personregister. Därefter kan ni lägga till personen i en medlemsgrupp också. Läs mer under medlemsgrupper här.
Ta bort en person
För att ta bort en medlem helt från ert personregister söker du fram personen under PERSONREGISTER > klicka på ÄNDRA ute till höger om personen > TA BORT > läs igenom vad som kommer tas bort respektive sparas > TA BORT.
Nedanstående uppgifter kommer att raderas från systemet - Kopplingar till grupper i aktiva perioder - Kontaktuppgifter (adress, mail, telefonummer) - Familjekopplingar - Egenskaper - Licenshantering |
Nedanstående uppgifter kommer att finnas kvar i systemet - Information om närvaro som är kopplat till LOK-stöd - Fakturor knutna till personen kommer att ligga kvar - Utskick från/till personen kommer att ligga kvar - All statistik |
Skyddad identitet
Om en person har skyddade uppgifter kan ni ställa in detta på personens personkort. Sök fram personen under PERSONREGISTER > klicka på ÄNDRA till höger > bocka i bockrutan SKYDDAD.
När bockrutan SKYDDAD är ibockad döljs gatuadressuppgifter och alla telefonnummer i hela systemet. OBS! Om ni använder SMS-grupp, kommer mobilnumret att vara synlig där för de andra gruppmedlemmarna. Det är enbart de huvudadministratörer som har behörighet att hantera skyddade adressuppgifter som kan se de skyddade uppgifterna.
Observera att mailadresserna och personnumret är inte skyddat.
Se till att ha en dialog med personen som kräver skyddad identitet för att vara på säkra sidan. Se även till att informera att personen i appen kan bocka ur att kontaktinformation ska visas, då den per automatik är ibockad när man godkänner användarvillkoren i appen. Detta gör personen genom att navigera till MER i bottenmenyn > klicka in på sin profil > ÄNDRA > toggla av VISA KONTAKTINFORMATION .
2. Avancerad sökning
Under AVANCERAD SÖKNING i takmenyn kan ni som förening göra diverse olika sökningar med olika urval från ert medlemsregister.
När ni fått fram ett urval finns även en mängd åtgärder som ni kan göra kopplat till urvalet, så som exempelvis koppla personerna till en grupp, ta med personerna som mottagare till FÖRENINGSUTSKICK, koppla en grupprekommendation till personerna eller exportera listan till excel.
Om ni vill söka fram hur många medlemmar ni är i föreningen, klicka här.
3. Familjekopplingar
Om er föreningen erbjuder era medlemmar familjemedlemskap av typen Föreningsstyrt (gruppfakt.) eller Föreningsstyrt (avi/bok) måste ni koppla ihop vilka personer som är en familj, då det enbart är dessa som kommer få valmöjligheten att betala ett familjemedlemskap.
Under FAMILJEKOPPLINGAR i takmenyn visas en lista över de familjer som är ihoppkopplade. Här visas även hur många möjliga nya familjer som finns i SportAdmin samt hur många personer som skulle kunna ingå i en redan befintlig familj.
Vill ni hantera förslagen klickar ni på KLICKA HÄR FÖR ATT HANTERA>>. Systemet tittar på gemensam adress och/eller hemtelefonnummer när det ger förslag. Tänk på att personer som bor i hyreshus kan ha samma adress. Var noga att titta på att det faktiskt är en familj.
TIPS! Använder ni familjemedlemskap av typen Automatiskt (Avi/Bok) behöver ni inte koppla ihop familjer. Det kan medlemmen göra själv vid avisering eller bokning. |
Lägg till familjekoppling
Vill ni lägga till en ny familjekoppling klicka på NY FAMILJEKOPPLING > sök på personens efternamn > i första rullistan väljer ni personen > i andra rullistan väljer ni NY FAMILJ > SPARA. Denna person blir automatiskt överhuvud i familjen. För att sedan koppla resterande personer klickar ni igen på NY FAMILJEKOPPLING > sök på personens efternamn > i första rullistan väljer ni den nya personen ni vill koppla till en familj > i andra rullistan väljer ni överhuvudens namn > SPARA.
Ta bort en person från en familj
Ska en person tas bort från en familj klickar du på ÄNDRA till höger om personens namn > TA BORT. Ska hela familjen tas bort från familjekopplingar upprepar ni detta med samtliga personer i familjen.
Personerna tas bara bort från själva familjekopplingen. De finns fortsatt kvar i ert personregister.
4. Varningar
E-post
Många av SportAdmins funktioner utgår från att medlemmen har en e-postadress. Har personen ingen e-postadress kan den exempelvis inte få någon avisering, inget inlogg till appen och inga kallelser.
Personer från ert personregister som antingen saknar e-postadress eller har en felaktig e-postadress listas under PERSONREGISTER i vänstermenyn > VARNINGAR i takmenyn > E-POST i undermenyn.
Om en e-postadress är orange i listan innebär det att den har blivit svartlistad och SportAdmin skickar därmed inte fler mail till denna adress. Anledningen till att en e-postadress blir svartlistad är på grund av att de tre senaste utskicken inte gått att leverera till den adressen, och då är det systemets sätt att varna om detta. Vet ni med er att adressen är korrekt kan ni klicka på ÅTERSTÄLL till höger, så kommer SportAdmin försöka skicka nästa mail till adressen. Annars, klicka på ÄNDRA till höger och ändra adressen.
Dubbletthantering
Här får ni upp en lista på de personer från ert personregister som möjligtvis kan vara dubbletter då deras för- och efternamn eller personnummer är identiska. Ni kan hantera dubbletterna genom att välja den person som ska tas bort i rullistan VÄNSTER PERSON > nu visas de två personernas personkort och personen ni vill behålla visas automatiskt i högerkolumnen > klicka på SLÅ IHOP.
När ni slår ihop en dubblett kommer alla kompletterande personuppgifter och kopplingar flyttas från den vänstra till den högra. Den vänstra personen tas därefter bort. Ni kan också välja att klicka på SEPARERA, vilket gör att systemet markerar personerna som två olika individer.