1. Personregister

Under fliken PERSONREGISTER i vänstermenyn > ALLA PERSONER i takmenyn samlas samtliga föreningens personer, oavsett vilken period de varit aktiva inom. Det innebär att en person som varit medlem föregående år men sedan slutat och därmed inte är medlem under nuvarande år kommer finnas kvar under PERSONREGISTER > ALLA PERSONER tills ni aktivt tar bort personen. 

Om du klickar på en persons förnamn kommer du få upp den personens personkort. På personkortet samlas information om personen i form av personuppgifter, vilka grupper personen tillhör, fakturainformation osv. 

I personregistret kan ni söka efter en person. Ni kan söka på för- och/eller efternamn, personnummer, telefonnummer eller mailadress. 

Vill ni rensa bland inaktiva medlemmar? Läs mer här.

1.1 Lägg till ny person

Vill ni lägga till en ny person i ert personregister klickar du på +NY PERSON uppe till höger > fyller i personuppgifterna > SPARA. När ni gjort detta finns personen endast i ert personregister. Därefter kan ni lägga till personen i en medlemsgrupp också. Läs mer under medlemsgrupper här.

1.2 Ta bort en person

För att ta bort en medlem helt från ert personregister söker du fram personen under PERSONREGISTER i vänstermenyn > ALLA PERSONER i takmenyn > klicka på ÄNDRA ute till höger om personen > TA BORT > läs igenom eventuell information som kommer sparas och om det finns någon varning kopplad till personen > TA BORT.

1.3 Dölj uppgifter

I SportAdmin finns det två inställningar för att dölja vissa typer av uppgifter, den ena hanteras endast av huvudadministratörer medan den andra hanteras av medlemmen i appen.

1. Dölj adressuppgifter och telefonnummer (inställning för huvudadministratör)
   Som Huvudadministratör kan du ställa in detta på personens personkort. Sök fram personen under PERSONREGISTER i vänstermenyn > ALLA PERSONER i takmenyn klicka på ÄNDRA till höger om personen > fäll ut ÖVRIGT-RUTAN > bocka i bockrutan DÖLJ ADRESSUPPGIFTER OCH TELEFONNUMMER.
   
   När bockrutan DÖLJ ADRESSUPPGIFTER OCH TELEFONNUMMER är ibockad döljs adressuppgifter och alla telefonnummer i hela systemet (inklusive appen). Det är enbart huvudadministratörer som därefter kan se de fullständiga kontaktuppgifterna.
   
   

   VAR MEDVETEN OM!  a.) Medlemmar i gruppen kommer fortsatt att kunna se e-postadress. (denna kan dock döljas av medlemmen själv, se punkt 2 nedan). Ledare kommer alltid att kunna se e-postadress för att exempelvis kunna kommunicera.  b.) Om ni använder SMS-grupp, kommer mobilnumret att vara synligt där för de andra gruppmedlemmarna. c.) Om ni vill att ledare ska kunna se fullständigt personnummer så behöver den globala säkerhetsinställningen “Ledare kan se fullständigt personnummer” aktiveras, annars kommer endast födelseår och födelsedatum att visas.

   
   
   
2. Visa eller dölj kontaktuppgifter för andra medlemmar i appen (inställning för medlem)
   Alla medlemmar kan välja att dölja sina kontaktuppgifter för andra gruppmedlemmar i appen, vilket innebär att personkortet inte går att öppna under KONTAKTER.
   
   Detta gör personen genom att navigera till navigera till MER i bottenmenyn > gå in på MINA PROFILER > välj profil > klicka på ÄNDRA uppe till höger > scrolla ner och toggla av VISA KONTAKTINFORMATION. 

1.4 Personer med skyddade personuppgifter

Riksidrottsförbundet har tydliggjort sina riktlinjer kring hantering av personer med skyddade personuppgifter i idrottsrörelsen. Det är upp till varje förening att säkerställa att skyddade personuppgifter hanteras på ett sätt som är både lämpligt och säkert i sin verksamhet. Detta kan se olika ut i olika typer av verksamheter. 

Sportadmin har ingen funktion för att hantera personer med skyddade personuppgifter, men som utgångspunkt vid de tillfällen där det finns behov av att lägga in personer med skyddade personuppgifter i medlemsregister så rekommenderar Riksidrottsförbundet att fingerade uppgifter alltid används. 

• Läs mer om Riksidrottsförbundets riktlinjer och rekommendationer kring hantering av personer med skyddade personuppgifter 
• Läs mer om hur LOK-stöd kan hanteras för personer med skyddade personuppgifter  

2. Medlemmar

Under MEDLEMMAR i takmenyn listas istället samtliga betalande medlemmar. En person räknas här som en betalande medlem om den har betalat en medlemsavgift under medlemsåret. 

I rullistorna kan du filtrera på medlemsår och typ av medlemsskap, individuellt medlemskap eller familjemedlemskap. Du kan även använda sökrutan för att söka på en medlem. I listan visas också när medlemskapet har betalats för respektive medlem. 

Vill du göra ett utskick till urvalet, kickar du enkelt och smidigt på GÖR UTSKICK uppe till höger > väljer om du vill göra utskicket genom den vanliga utskicksfunktionen (anpassad för främst textinnehåll) eller via Föreningsutskick (anpassad för att bygga ett nyhetsmejl med texter, bilder och andra komponenter). 

3. Avancerad sökning

Under AVANCERAD SÖKNING i takmenyn kan ni som förening göra diverse olika sökningar med olika urval från ert medlemsregister. 

När ni fått fram ett urval finns även en mängd åtgärder som ni kan göra kopplat till urvalet, så som exempelvis KOPPLA personerna till en grupp, ta med personerna som mottagare till FÖRENINGSUTSKICK, koppla en grupprekommendation till personerna eller EXPORTERA listan till excel.