1. Grupplista

Här samlas alla era grupper. Det är också här ni skapar nya grupper, redigerar befintliga grupper och tar bort eventuella grupper. 

1.1 Skapa ny grupp

1. Navigera till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > GRUPPLISTA i takmenyn

2. Klicka på LÄGG TILL GRUPP 

3. Fyll i fälten

3. När allt är ifyllt klickar ni på SPARA 

1.2 Ta bort en grupp

För att ta bort en grupp krävs det att gruppen dels är tömd på aktiviteter och dels tömd på medlemmar. Därefter kan ni ta bort medlemsgruppen genom att navigera till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > GRUPPLISTA i takmenyn > klicka på ÄNDRA till höger om gruppen > TA BORT GRUPPEN.

För att ta bort aktiviteter går du till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > välj önskad medlemsgrupp > klicka på NÄRVARO i takmenyn > klicka på det röda krysset på respektive aktivitet. Är aktiviteterna upplagd som en upprepad aktivitet, klicka på PENNAN & PAPPRET under en av aktiviteterna > bocka i MARKERA ALLA > klicka på TA BORT.

För att ta bort medlemmarna från gruppen går du till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > välj önskad medlemsgrupp > klicka på ÄNDRA till höger om en medlem > TA BORT FRÅN GRUPP. Upprepa tills medlemsgruppen är tom på personer.

2. Medlemsgrupper

I fliken MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn och MEDLEMSGRUPPER i takmenyn kan ni gå in i en specifik medlemsgrupp och då se medlemmarna som tillhör den medlemsgruppen. Här kan ni även se betalstatusen för respektive medlem i den aktuella gruppen. 

2.1 Lägg till en person i en medlemsgrupp

Vill ni lägga till en person i en medlemsgrupp följer ni nedan steg.

1. Klicka på +LÄGG TILL MEDLEM

2A. Om personen redan finns i medlemsregistret kan ni söka på personens namn > klicka på personens namn

2B. Om det är en helt ny person klickar du på SKAPA NY MEDLEM > fyll i personens personuppgifter > klicka på SPARA

3. Välj gruppkoppling > SPARA

2.2 Bjud in en person i en medlemsgrupp

Så här bjuder ni in en ny person till en grupp:

1. Klicka på BJUD IN MEDLEM

2. Fyll i personens e-postadress

3. Klicka på SKICKA INBJUDAN

En anmälningslänk skickas då till angiven e-postadress. När personen fyllt i sina uppgifter och skickat in anmälan, läggs personen automatiskt in i medlemsgruppen.

2.3 Ta bort en person från en medlemsgrupp

Skulle ni behöva ta bort en medlem från en medlemsgrupp, om den exempelvis slutat, klickar ni på ÄNDRA till höger om medlemmen > TA BORT FRÅN GRUPP. Observera att ni endast tar bort medlemmen från medlemsgruppen i detta steget. Medlemmen finns fortfarande kvar i andra eventuella grupper eller i ert personregister. 

Skulle det vara så att medlemmen har genomfört en betalning i gruppen kan ni inte ta bort medlemmen helt från gruppen. I det fallet klickar ni på ÄNDRA till höger om medlemmen > bocka i bockrutan HAR SLUTAT > UPPDATERA.

3. Utskick

Under utskick finns tre olika valmöjligheter för er att göra ett utskick till gruppen. 

3.1 Gratis utskick via sms-grupp

Supertext har ett samarbete med SportAdmin som möjliggör en gratisfunktion gällande många-till-många-kommunikation via vanliga sms och helt enkelt löser behovet att snabbt kunna kommunicera med flera samtidigt.

3.1.1 Frågor och svar

Varför är jag med i en SMS-grupp?

Din förening använder sig av SportAdmin som i samarbete med Supertext möjliggör att föreningens grupper kan skicka gratis sms för att enkelt kommunicera mellan medlemmarna i föreningen.

Vad kostar en SMS-grupp?

Det är gratis att ha en SMS-gruppen via SportAdmin. Mottagarna betalar en vanlig sms-kostnad om de väljer att svara på smset. Om du har gratis sms via din leverantör är det självklart inga extra avgifter som tillkommer. Att skriva ett meddelande till din grupp kostar som ett enda sms oavsett hur många medlemmar/mottagare gruppen har.

Hur tar jag bort mig själv från en SMS-grupp?

Skicka /tyst till gruppen för att tillfälligt sluta få meddelanden.

Skicka /tyst igen för att börja ta emot meddelanden igen.

Skicka /stopp till gruppen för att tas bort från gruppen.

Skicka /start till gruppen för att läggs till i gruppen igen.

Hur vet jag vilka som är medlemmar i gruppen?

Skicka /medlemmar till gruppen. 

Att tänka på för ledare som skapar SMS-grupper i SportAdmin

Max 70 mobilnummer per SMS-grupp.

Max 5 SMS-grupper per medlemsgrupp.

Samma mobilnummer kan max finnas med i totalt 20 SMS-grupper.

Tar ni bort/lägger till/ändrar personer eller telefonnummer i er grupp så måste ni även uppdatera SMS-gruppen.

Vem får svara i SMS-gruppen?

1. Alla i gruppen → Alla skickar till alla. 

2. Enbart admin i gruppen → Admin skickar till alla. Deltagarna skickar endast till admin.

3. Alla utom admin i gruppen → Admin skickar till alla. Deltagarna skickar till endast deltagarna.

Läs mer om funktionen på Supertext.

3.2 Mina utskick

För att se alla dina egna utskick som gjorts från SportAdmin går du till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > UTSKICK i takmenyn > MINA UTSKICK i undermenyn. Här samlas samtliga dina egna utskick. 

Här kan du klicka på VISA för att se utskicket som gjorts samt dess mottagare och statusen för respektive mottagare. 

3.2.2 Vad betyder de olika statusarna?

3.2.3 Svartlistad e-postadress och vanliga fel

När vi använder ordet svartlistad betyder det att e-postadressen blivit markerad i SportAdmin på grund av att mailleverantören markerat den som ogiltig eller problematisk. En e-postadress blir svartlistad när systemet har försökt skicka ett mail som inte har kunnat levererats till mottagaren. Då är det systemet sätt att varna att något kan vara fel med den e-postadressen och att systemet inte kan göra fler försök att göra utskick till den e-postadressen.

Anledningen till att mailen inte levereras kan bero på många olika saker, så som att inkorgen var full när ett mail försökte skickas, e-postadressen existerar inte längre, e-postadressen har någon blockering mot avsändaren i sina inställningar, e-postadressen är felstavad, e-postadressens spamfilter reagerar på något av innehållet i mailet eller liknande. Här nedan skriver vi lite kort om de vanligaste felen som orsakar att ett utskick inte kan levereras till mottagaren. 

Full inkorg

Om mottagarens inkorg varit full vid tillfället då ett utskick har försökts att göras kan mottagaren inte ta emot detta och då kommer e-postadressen markeras som svartlistad.

Felaktigt angiven e-postadress

Detta är den vanligaste anledningen till varför mail inte kommer fram. Stavfel är mycket vanligt. T.ex. hotmail.con istället för hotmail.com. Kontrollera att e-postadressen är korrekt. 

Mailet fastnar i mottagarens SPAM-filter

Ett mail kan fastna i mottagarens spamfilter och då går det inte alltid att se varför i SportAdmin eftersom felet ligger hos mottagaren. Mottagarens mailprogram kan klassa mail från SportAdmin som SPAM. Mottagaren kan för det mesta själv leta upp mailet i en spam-mapp/skärpposten och berätta för mailprogrammet att det inte är spam så att det inte fastnar i fortsättningen.

En del mottagare har företagsmail och arbetsplatsen kan då ha en mycket hög säkerhet och ett centralt SPAM-filter som inte släpper genom vilka mail som helst. Som mottagare kan det vara svårt att göra något åt detta eftersom denna typen av skydd hanteras centralt av företagens egen IT-avdelning. Personen kan testa att kontakta arbetsplatsens IT-avdelning och be dem släppa igenom mail som kommer från SportAdmin.

Gammal e-postadress som inte används längre

Det kan vara en gammal e-postadress som ni som föreningen har till mottagaren, där mottagaren stängt ner sin e-postadress så att den inte längre existerar.

Vad kan mottagaren själv göra för att motverka att mail från SportAdmin flaggas som SPAM eller liknande?

1. ✅ Markera SportAdmin som säker användare
   Om en mottagare upplever problem kan det hjälpa att markera SportAdmin som säker/betrodd användare. Detta gör mottagaren i sina inställningar i mailen, och den ska i sådana fall leta efter alla adresser som slutar på @sportadmin.se. När detta är gjort skickas en signal till e-postleverantören att den adressen inte är spam.
   
   I denna länk finns det beskrivet hur du går tillväga om du har exempelvis outlook.
   
   
2. ✅ Lägg till SportAdmin som kontakt
   Att lägga till våra utskicksadresser i e-postprogrammets adressbok är också en signal att mail ska släppas fram. Våra utskicks adresser är:
   no_reply@sendgrid.sportadmin.se
   no_reply@foreningsutskick.sportadmin.se
   no_reply@utskick.sportadmin.se

Vad gör SportAdmin för att lösa fel vid e-post utskick?

Vi jobbar hela tiden på att förbättra utskicksfunktionen eftersom det är en av de mest centrala funktionerna. Vi har bland annat hårdare kontroller på mail som har studsat så att föreningen inte kan skicka mail till en felaktig adress om och om igen.

4. Frågeformulär

Har medlemmarna anmält sig till gruppen och besvarat ett frågeformulär eller gjort ett tillval i samband med anmälan finner ni svaren på detta under takmenyn FRÅGEFORMULÄR. 

Vill ni se en specifik medlems svar klicka på VISA till höger. 

Ni kan även exportera hela listan till excel, om ni exempelvis ska lämna in en beställning baserat på medlemmarnas svar. 

5. Grupprekommendationer

Är ni en simförening och använder er av grupprekommendationer för era medlemmar kan ni administrera detta från GRUPPREKOMMENDATIONER i takmenyn. 

Här kan ni ändra en enskild medlems grupprekommendation genom att klicka på ÄNDRA ute till höger om medlemmen > fylla i grupprekommendationen > UPPDATERA.

Ni kan också massuppdatera om flera ska få samma grupprekommendation genom att bocka i bockrutorna längst ut till vänster > klicka på UPPDATERA > fylla i grupprekommendationen > UPPDATERA.