Skapa aktiviteter, skicka kallelser och importera serier. Under fliken MEDLEMSGRUPPER kan ni administrera gruppernas aktiviteter i form av närvaro, kallelser och matcher. |
KOM IGÅNG |
1. Närvaro
Här lägger ni till gruppens aktiviteter för perioden, och ni kan även härifrån rapportera närvaron på respektive aktivitet.
Lägg till aktivitet
1. Navigera till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > NÄRVARO i takmenyn
2. Klicka på LÄGG TILL AKTIVITET
3. Fyll i fälten
Aktivitet: Välj vilken typ av aktivitet det är och specificera i fritext rutan under om behov finns. |
Plats: Ange platsen för aktiviteten och specificera i fritext rutan under om behov finns. |
Datum: Ange datum. |
Från/Till: Ange start och sluttid för aktiviteten. |
Upprepa: Välj om aktiviteten ska upprepas, hur ofta och till hur länge. |
LOK-aktivitet: Denna bockas ur om det är en aktivitet som inte ska generera LOK-stöd och inte skickas över till IdrottOnline. |
Förhandsrapportering: Ger medlemmarna möjlighet att förhandsrapportera om de är tillgängliga eller ej utan att det skickats en kallelse för aktiviteten. Perfekt hjälp inför att ni ska skicka en kallelse vid ett senare tillfälle. |
Svara senast: Ange datum och tid när medlemmarna senast behöver svara på kallelsen. |
Max antal: Ange om det finns ett max antal som kan tacka ja. |
Schemalagd kallelse: Ange om kallelsen ska schemaläggas och i sådana fall hur långt innan aktiviteten. |
Privata svar: Bocka i denna om medlemmarna inte får se varandras svar. |
Auto påminnelse: Bocka i denna om systemet ska skicka automatiska påminnelser till de som inte svarat. |
Samlingstid: Ange samlingstiden för aktiviteten |
Samlingsplats: Ange samlingsplatsen för aktiviteten |
Länk till karta: Här har ni möjlighet att lägga in en länk till samlingsplatsen |
Videolänk: Här har ni möjlighet att lägga in en länk till en video |
Aktivitetsinformation: Om ni vill ange mer information om aktiviteten |
Bifoga fil: Här har ni möjlighet att bifoga en fil |
Rapportera närvaro
En aktivitet låses upp 24 timmar innan aktivitetsstart och blir då möjliga att närvarorapportera.
1. I kolumnen för den aktivitet du ska rapportera närvaro bockar du ur de medlemmar som inte varit närvarande och bockar i de ledare som var närvarande
2. Bocka därefter i bockrutan högst upp BEKRÄFTA
Har det varit med en tillfällig deltagare/ledare vid en specifik aktivitet? Klicka på datumet för den aktiviteten > klicka på LÄGG TILL TILLFÄLLIG DELTAGARE > sök upp personen > välj om personen varit deltagare eller ledare > SPARA.
OBS! Endast medlemmar som tillhör en annan grupp under samma period går att lägga till som tillfällig deltagare/ledare. En tillfällig ledare kan inte närvarorapportera en aktivitet, men den kan tidrapportera - förutsatt att en arvodesroll ligger kopplad på ledaren. |
2. Kallelser
Inför bland annat en viktig träning eller en match kan det vara bra att skicka en kallelse till medlemmarna för att på förhand få veta vilka som kan närvara.
Under fliken kallelser i takmenyn ser ni en lista på gruppen samtliga aktiviteter samt en sammanställning gällande kallelsen och dess svar om det har skickats en kallelse för en aktivitet. Klickar ni på VISA ute till höger får ni upp mer information om aktiviteten och kan även se en sammanställning av vilka medlemmar som angett vilket svar på kallelsen.
Har ni inte schemalagt en kallelse för en redan skapad aktivitet ännu kan ni skicka kallelsen från denna vyn. Klicka på VISA till höger om aktiviteten > kontrollera att aktivitetsinformationen stämmer, och annars klicka på VISA för att korrigera > bocka ur eventuella personer som ej ska få kallelsen > klicka på MAILA KALLELSE uppe till höger.
3. Matcher
Om ni är en förening med idrott fotboll, innebandy, handboll, basket eller ishockey har ni möjlighet att importera era serier från ert förbund till SportAdmin.
Importera serie
För att kunna importera er serie krävs det att den finns upplagd hos ert förbund. Vi hämtar informationen från förbundens officiella hemsidor, inte direkt från exempelvis FOGIS när det gäller fotboll.
OBS! Om ni saknar importera serie-knappen, kontakta supporten.
1. Navigera till MEDLEMSGRUPPER i vänstermenyn > MATCHER i takmenyn
2. Klicka på IMPORTERA SERIE uppe till höger
3. Välj den serie ni ska importer genom att klicka på lagnamnet
4. Kontrollera/ändra informationen > klicka på SPARA
TIPS! Hittar du inte er serie? Klicka på VISA ALLA SERIER > klicka på serienamnet > välj ert lag. Om serien inte finns där heller, dubbelkolla med ert förbund att serien finns upplagd. Finns inte serien hos förbundet heller, kontakta ert förbund. Finns serien hos förbundet, kontakta oss på supporten för vidare hjälp. Här hämtar vi serier från för respektive idrott: |
Matchändringar
Alla matchändringar gällande tid, datum och plats som sker hos förbundet uppdateras automatiskt i SportAdmin varje natt.
Strukna eller borttagna matcher för innebandy, handboll, basket eller ishockey måste manuellt markeras i SportAdmin som strukna eller tas bort av föreningen. För att göra detta klickar du på VISA till höger om matchen > bocka i MATCH STRUKEN eller klicka på TA BORT.
Gällande fotboll stryks matcherna automatiskt i SportAdmin om de stryks hos förbundet, men vid borttagning av matcher behöver detta göras manuellt i SportAdmin. Klicka på VISA till höger om matchen > klicka på TA BORT.
Flera lag i samma serie
När vi hämtar in serien från förbundet, använder vi ID-nummer för att identifiera lagen. Har ni två lag i samma serie är det därför viktigt att varje lag har unika ID-nummer för att synkningen mellan systemen ska fungera korrekt. Kontakta förbundet för att säkerställa att varje lag har ett unikt ID-nummer.
Föreningslogga saknas
Saknar ni er föreningslogga eller annan förenings logga under en match? Skicka loggan till oss på info@sportadmin.se så lägger vi in den.