Bokföring, SIE-fil & inbetalningsrapport i SportAdmin lagkassa! I denna artikel går vi igenom hur ni på bästa sätt förbereder SportAdmin för er bokföring och vilka verktyg ni kan använda som hjälp till er bokföring gällande SportAdmin Lagkassa.




KOM IGÅNG




1. Förberedelser

För att kunna utnyttja det bokföringsunderlag som skapas i lagkassan på bästa sätt behöver ni som förening göra några förberedelser. 


1.1 Lägg till bokföringskonto

Lägg till de konton som ni bokför lagkassans intäkter och kostnader på. Det gör du genom nedan steg. 


1. Navigera till BETALINSTÄLLNINGAR i vänstermenyn > KOSTNADSTYPER i takmenyn > KONTOPLAN i undermenyn. 

2. Klicka på LÄGG TILL KONTO och fyll i informationen.

3. Avsluta genom att klicka på SPARA. 


Upprepa detta tills du har lagt till alla bokföringskonton ni vill ha till lagkassan.


1.2 Lägg till kostnadsställe

Lägg till de kostnadsställen som ni bokför era olika lagkassor på. Det gör du genom nedan steg. 


1. Navigera till BETALINSTÄLLNINGAR i vänstermenyn > KOSTNADSTYPER i takmenyn > KOSTNADSSTÄLLE i undermenyn. 

2. Klicka på LÄGG TILL KOSTNADSSTÄLLE och fyll i informationen.

3. Avsluta genom att klicka på SPARA.


Upprepa detta tills du har lagt till alla kostnadsställen ni vill ha till lagkassan (vanligtvis ett per lag som har en lagkassa).


1.3 Koppla bokföringskonto med kostnadstyper

När alla dina bokföringskonton finns på plats för lagkassan måste dessa kopplas ihop med lagkassans kostnadstyper. Det gör du på följande sätt. 


1. Navigera till LAGKASSOR i vänstermenyn > RAPPORTER i takmenyn > KOSTNADSTYPER i undermenyn. 

2. Klicka på ÄNDRA till höger om en kostnadstyp > välj vilket konto denna kostnadstyp ska kopplas till. 

3. Avsluta genom att klicka på SPARA.


Upprepa tills du har kopplat ett bokföringskonto till varje kostnadstyp.


1.4 Koppla kostnadsställe med lagkassa

Sista steget är att koppla de kostnadsställen du lagt upp till respektive lagkassa. Det göra du på följande sätt. 


1. Navigera till LAGKASSOR i vänstermenyn > RAPPORTER i takmenyn > KOSTNADSSTÄLLE i undermenyn. 

2. Välj kostnadsställe i rullistan för respektive lagkassa. 




TIPS!

Observera att det endast är en huvudadministratör i föreningen som kan göra dessa förberedelser och att det är ett arbete som endast behöver göras en gång, vid uppstarten av lagkassan.




2. Ta ut SIE-fil & importera i ert bokförings-/redovisningssystem

När förberedelserna är gjorda har ni som förening möjlighet att exportera all transaktionshistorik från Lagkassan inom ett givet datumintervall genom en SIE-fil. Denna kan sedan importeras i de flesta bokföringsprogram. 


SIE-filen är av typen SIE4. Med en SIE4-fil är det möjligt att flytta över bokföringsdata (verifikat) som har bokförts i ett program till ett annat program. Den SIE-fil som ni kan exportera från SportAdmin Lagkassa innehåller verifikat samt kostnadsställe för varje enskild händelse mellan de datum ni väljer att ta ut en fil för, vilket innebär att den kan importeras i ert bokföringssystem för er som bokför enligt inbetalning-/kontantmetoden.


För att ta ut en SIE-fil gällande SportAdmin Lagkassa följer ni nedan steg.


1. Navigera till LAGKASSOR i vänstermenyn > RAPPORTER i takmenyn > SIE-FIL i undermenyn. 

2. Välj datumintervall.

3. Välj om du vill inkludera manuellt registrerade transaktioner.

4. Klicka på LADDA NER SIE-FIL.


När SIE-filen laddats ner till SportAdmin klickar du på LADDA NER för att ladda ner den till din dator. 


Innan ni importerar SIE-fil till föreningens bokförings-/redovisningssystem behöver ni kontrollera alla inställningar och att ni har en kontoplan upplagd i ert bokförings-/redovisningssystem.


Därefter kan ni importera den i föreningens bokförings-/redovisningssystem. Hur ni importerar filen är individuellt för varje bokförings-/redovisningssystem – hör av er till dem för mer information om hur ni importerar en fil.



TIPS!

Tänk på att om du tar ut två filer som innehåller samma datum kommer fakturorna komma med i SIE-filen två gånger, och därmed medföra dubbletter i ert bokföringssystem som ni behöver hantera manuellt.


Observera att när en betald faktura finns med i en SIE-fil kan den inte längre ändras i Lagkassan. Detta eftersom betalningen då är bokförd.




3. Inbetalningsrapport

När betalningar genomförs i SportAdmin Lagkassa samlas alla transaktioner i lagkassans inbetalningsrapport. Denna finner du under LAGKASSOR i vänstermenyn > RAPPORTER i takmenyn > INBETALNINGSRAPPORT i undermenyn. 


I inbetalningsrapporten kan ni filtrera på önskat datumintervall. Under fliken TRANSAKTIONER får ni en sammanställning av samtliga transaktioner och under fliken SUMMERING får ni istället en sammantsällning per lagkassa. 


Ping Payments är betalleverantör till SportAdmin Lagkassan. Alla intäkter via SportAdmin Lagkassa, både genom försäljningar och betalningsförfrågningar, går först till Ping Payments som sedan överför intäkterna till det bankkonto som ni har valt som mottagarkonto för intäkterna avseende respektive försäljning eller betalförfrågan.


3.1 Utbetalningar

Ping Payments gör utbetalningar varje måndag, och utbetalningarna innehåller då transaktioner från föregående vecka (måndag-söndag veckan innan). Beroende på vilken bank mottagarkontot finns på kan det ibland ta någon bankdag innan pengarna blir synliga på bankkontot.


För att kontrollera vilka transaktioner som hör till en utbetalning från Ping Payment går ni till  LAGKASSOR i vänstermenyn > RAPPORTER i takmenyn > INBETALNINGSRAPPORT i undermenyn > väljer den sjudagarsperiod som utbetalningen avser (veckan innan utbetalningen) > bocka i rutan som heter DÖLJ MANUELLA TRANSAKTIONER.