Ska ni skicka en faktura till en organisation, kanske en annan förening eller ett företag, kan ni göra det smidigt med hjälp av organisationsfakturor. |
INNEHÅLL 2. Skapa och skicka manuell faktura till organisation 3. Skapa och skicka gruppfakturor till organisationsgrupper |
1. Förberedelser
Innan ni kan börja skapa era fakturor för en organisation eller en organisationsgrupp finns det vissa inställningar ni behöver förbereda eller säkerställa.
✅ Skapa organisation/organisationsgrupp | Säkerställ att organisationen/organisationsgruppen är skapad under CRM i vänstermenyn > ORGANISATIONER i takmenyn. Läs mer här → |
✅ Faktureringsinställningar | Se till att ni gjort era Fakturainställningar under FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERINGSINSTÄLLNINGAR i takmenyn > INSTÄLLNINGAR i undermenyn. |
✅ Gruppkostnader | Ska ni skicka fakturor till en organisationsgrupp behöver ni lägga upp en gruppkostnad för organisationsgruppen under BETALINSTÄLLNINGAR i vänstermenyn > GRUPPKOSTNADER i takmenyn > klicka på LÄGG TILL GRUPPKOSTNAD > leta upp organisationsgruppen och fyll i fälten. |
✅ Fakturatext | Vill ni ha en specifik fakturatext för er fakturering mot organisationer behöver ni skapa en ny fakturatext under FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERINGSINSTÄLLNINGAR i takmenyn > FAKTURATEXTER i undermenyn. Ska ni skicka fakturor till en organisationsgrupp behöver ni även koppla fakturatexten till organisationsgruppen under FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERINGSINSTÄLLNINGAR i takmenyn > KOPPLA FAKTURATEXTER i undermenyn. |
2. Skapa och skicka manuell faktura till organisation
Om ni ska skicka en organisationsfaktura till en enskild organisation gör ni detta genom att skapa en manuell faktura till organisationen.
1. Navigerar till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > SKAPA MANUELLA FAKTUROR i undermenyn
2. Klicka på + LÄGG TILL MOTTAGARE till höger > i rullistan för Mottagare väljer du Organisation > klicka på + LÄGG TILL ute till höger (om ni ska skapa samma manuella faktura till flera, bocka i bockrutorna till vänster om namnet > klicka på LÄGG TILL SOM MOTTAGARE) > klicka sedan på STÄNG för att stänga ner rutan för mottagare
3. Fyll i fälten under Fakturainformation:
Datum: ange faktura- och förfallodatum |
Typ: ange kostnadstypen som fakturan avser |
Fakturarad: om ni vill att det ska stå en annan fakturarad än namnet på kostnadstypen anger ni det här |
Belopp: ange beloppet |
Fakturatext: välj en av era befintliga fakturatexter i rullistan eller skriv en egen i textrutan |
4. Avsluta med att klicka på SKAPA OCH SKICKA FAKTUROR > kontrollera fälten och fyll i om något saknas (i rutan för Meddelande kan ni skriva den text ni vill ska visas i mailet som skickas) > klicka på den gröna knappen SKICKA FAKTUROR > SKICKA
Nu är den manuella fakturan skapad och skickad till organisationen. Organisationen har nu statusen Skickad.
3. Skapa och skicka gruppfakturor till organisationsgrupper
Ska ni fakturera en hel organisationsgrupp kan ni skapa en gruppfaktura för den organisationsgruppen.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > SKAPA GRUPPFAKTUROR i undermenyn
2. Välj rätt period i rullistan
3. Klicka på VÄLJ till höger om organisationsgruppen (syns den inte direkt i listan, bocka först i VISA ALLA GRUPPER)
4. Korrigera förfallodatum om ni önskar
5. Klicka på SKAPA FAKTUROR uppe till höger > OK
TIPS! |
När gruppfakturorna är skapade är nästa steg att skicka dessa till organisationerna.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn
2. Välj status Obehandlad i rullistan och mottagare Organisation
3. Markera samtliga fakturor du vill skicka genom att bocka i bockrutan längst till vänster på varje rad
4. Klicka på VÄLJ ÅTGÄRD uppe till höger > välj MAILA FAKTUROR
5. Kontrollera fälten och fyll i om något saknas (i rutan för Meddelande kan ni skriva den text ni vill ska visas i mailet som skickas)
6. Klicka på den gröna knappen SKICKA FAKTUROR > SKICKA
Nu är gruppfakturorna skickade och organisationerna har fått statusen Skickad.