Det kan vara en god idé att som förening upprätta en policy avseende lagkassor i föreningen för att göra det tydligt för lagkassörer, ledare, medlemmar och målsmän i föreningen hur och till vad lagkassor får, bör eller ska användas. På så vis blir det lättare för er som förening att upprätthålla en strukturerad och enhetlig hantering av lagkassor samt att undvika missförstånd som eventuellt kan uppstå mellan er och lagen avseende lagkassorna.
Vad gäller juridiskt?
Ideella föreningar vars tillgångars värde överstigen 1,5 miljoner kronor är bokföringsskyldiga enligt svensk lag. Pengarna i en lagkassa utgör juridiskt en del av föreningens ekonomi och föreningen är därför skyldig enligt lag att bokföra lagkassorna. Ett lag kan juridiskt sett inte äga tillgångar eller pengar. Det är styrelsen i en ideell förening som beslutar hur och till vad föreningens pengar - inkluderat pengarna i lagkassorna - får, bör eller ska användas.
Vad kan vara bra att besluta om som förening gällande lagkassor?
1. Syftet med lagkassor
Vad är syftet med lagkassorna i er förening? Ett vanligt syfte är att lagkassor ska finansiera sådana aktiviteter som lagen utför inom föreningens verksamhet och som föreningen inte finansierar, till exempel cuper, turneringar och träningsläger. Lagkassor kan även ha till syfte att finansiera exempelvis domararvoden, matchställ och material.
2. Bankkonto
På vilket bankkonto ska pengarna i respektive lagkassa förvaras? Ska föreningen ha ett bankkonto per lagkassa, ett bankkonto för alla lagkassor gemensamt eller ska lagkassorna finnas på föreningens huvudkonto? Eftersom lagkassor utgör en del av föreningens ekonomi bör pengarna i lagkassor förvaras på bankkonton som tillhör föreningen och inte på ett privat bankkonto. Det finns också risker med att pengar försvinner eller missbrukas när de förvaras på bankkonton som föreningen inte kontrollerar.
3. Ansvar och hantering av lagkassor
Hur ska lagkassorna hanteras och av vem? Vanligtvis utses minst en lagkassör i respektive lag som är ansvarig för lagets lagkassa. Vad ingår i lagkassörens ansvar och hur får, bör eller ska lagkassören hantera lagkassan?
4. Försäljning
Hur ska försäljningar för att samla in pengar till lagkassor bedrivas praktiskt och vem får initiera försäljning (endast föreningen eller både föreningen och lagen)? Vem ombesörjer beställningen av produkter till en försäljning och hur, samt av vem, ska leverans till köpare hanteras? Ska det finnas regler och riktlinjer vid prissättning av produkter, till exempel för att täcka eventuella serviceavgifter?
5. Vinstfördelning
Ska det ske en vinstfördelning mellan lag och förening och hur ska vinster från försäljningar i så fall fördelas? Ska lagen få behålla hela vinsten i sina lagkassor eller ska en viss andel av vinsten tillfalla föreningen? Hur stor andel i sådana fall, och ska vinstfördelningen skilja sig åt beroende på om det är föreningen eller laget som initierar försäljningen?
6. Kontant betalning
Ska föreningen acceptera kontant betalning? Kontant betalning innebär manuell hantering som i sin tur innebär mer arbete och en ökad risk för att felaktigheter vid hantering och administrering kan uppstå. Om ni som förening ändå beslutar er för att godta kontant betalning kan det vara en god idé att beskriva hur kontant betalning ska hanteras och administreras.
7. Kostnader
Hur ska processen se ut om ett lag ska betala för något med pengar från lagkassan som finns på föreningens bankkonto? Vad ska föreningen betala och administrera åt lagen och hur ska eventuella utlägg som lagkassörer och ledare gör hanteras och administreras? Vad ska gälla avseende kvittoredovisning?
8. Medlems-/spelarkonton
Ska det förekomma så kallade medlems-/spelarkonton i lagkassorna som medlemmarna kan nyttja för egen räkning, eller ska lagkassan vara helt gemensam och endast användas till att betala laggemensamma aktiviteter och inköp? Det senare är standard. Om ni som förening beslutar er för att det ska finnas medlems-/spelarkonton; vad ska i så fall gälla för dessa? Var medveten om att medlems-/spelarkonton kan påverka en förenings skatteplikt om det betraktas som ersättning till idrottsutövare.
9. Förändrade förutsättningar, inträde och utträde
Vad gäller när förutsättningarna avseende ett lag förändras, till exempel om ett lag upplöses, nya medlemmar börjar i laget eller befintliga medlemmar slutar i laget? Även om pengarna i lagkassan juridiskt tillhör föreningen så skadar det inte att tydliggöra vad som sker med lagkassan om laget upplöses. Ska en helt ny medlem i laget som ännu inte har hunnit bidra till lagkassan få ta del av lagkassan direkt? Vad gäller och hur ska rutinerna se ut för byte av lagkassör i ett lag?