INFORMATIONEN I DENNA ARTIKEL UPPDATERAS LÖPANDE!




Fritidskortet är en ny satsning som ska göra det enklare för fler barn och unga att vara en del av föreningslivet. Vi ser verkligen positivt på initiativet och vill självklart göra det så enkelt som möjligt för er föreningar att hantera.


Vi på SportAdmin har arbetat tillsammans med andra systemleverantörer inom Sveriges Föreningssystem (ex. Svenskalag, laget.se m.fl.) och ansvariga myndigheter under året för att hitta en bra teknisk lösning. Vi har kommit en bit på vägen men flera systemleverantörer är överens om att den nuvarande tekniska lösning som presenterats inte är hållbar i längden.


Det innebär att betalningar med Fritidskortet kommer behöva hanteras manuellt, vilket tyvärr kommer innebära merarbete för er i föreningen. Tänk på detta när ni överväger om ni ska delta i satsningen.


För mer information om den kommande tekniska lösningen, läs här →




INNEHÅLL

 



Vad innebär detta för din förening?

Så länge ingen integration finns på plats, finns det inget automatiskt sätt att hantera fritidskortsbetalningar i SportAdmin. Om din förening väljer att ansluta sig till Fritidskortet ändå, finns det endast ett sätt att hantera betalningar när det gäller fakturering/avisering/aktivitetsavgift.



Allmänna förberedelser

  1. Ange föreningens bankgironummer när ni registrerar er i Försäkringskassans utförarregister.
  1. Gör ett utskick till era medlemmar. Strax innan ni skickar ut era avgifter, informera medlemmar att de behöver kontakta er ifall de vill nyttja sitt Fritidskort hos er så att ni kan dra av beloppet.
  2. Skapa en kostnadstyp under Betalinställningar → Kostnadstyper.  Välj huvudtyp Övriga avgifter och namnge den till förslagsvis Fritidskortet → Spara


  3. Skapa en grupp. Gå till medlemsgrupper i vänstermenyn → grupplista i taket → klicka skapa ny grupp. Döp gruppen till Fritidskortet → välj grupptyp Övrigt eller Föreningsorganisation → bocka i kryssrutan dölj gruppen under “kontakter” i medlemsvyn → skapa grupp.


  4. Knyt en gruppkostnad till gruppen. Gå till betalinställningar i vänstermenyn →gruppkostnader i taket → välj lägg till gruppkostnad→ välj gruppen Fritidskortet→ kostnadstyp Fritidskortet→ ange belopp 500 kr→spara.



Varför är rekommendationen att skapa en grupp för att registrera betalningar med Fritidskortet? 

Där finns flera fördelar, bland annat: 

  1. Genom att placera samtliga medlemmar i en grupp får ni alla samlade på en plats och en snabb översikt för vilka som nyttjat Fritidskortet hos er. 
  2. När ni knutit 500 kr med kostnadstypen Fritidskortet till gruppen, då finns det föreslaget när ni skapar fakturan i den gruppen, vilket gör att ni slipper steget med att skapa fakturaunderlaget och sedan först redigera det innan ni registrerar inbetalningen. 



Hantering med Fritidskortet vid betalning genom Avisering innan den är betald och kortet delvis täcker beloppet

När ni fått bekräftat av medlemmen att de valt att använda sitt Fritidskort hos er, fortsätt till följande steg: 

  1. Gå till den grupp där medlemmen finns → klicka på pennan för att redigera avgifterna → lägg till en avgift med kostnadstypen Fritidskortet och ett minusbelopp som motsvarar den del av Fritidskortet som medlemmen vill använda i samband med denna betalning → spara 
  2. Meddela medlemmen att deras avgift är uppdaterad och de kan betala resterande del av beloppet i den betallänk de har fått sedan tidigare.  
  3. När föreningen tagit emot utbetalning från Försäkringskassan, lägg till deltagaren i gruppen Fritidskortet → klicka skapa på personens rad i deltagarlistan → välj skapa faktura  
  4. Här skiljer sig flödet beroende på ifall medlemmen använt 500 kr av sitt Fritidskort eller ett annat belopp. 
    1. Om medlemmen använt 500 kr: Klicka där det står 500 kr (där det tidigare stod skapa) → välj betalsätt Fritidskortet → klicka registrera inbetalning.
    2. Om medlemmen använt ett annat belopp än 500 kr: Klicka där det står 500 kr (där det tidigare stod skapa) → klicka redigera → i nästa vy, välj mer uppe till höger och klicka registrera inbetalning → ange vilket belopp som medlemmen använt med Fritidskortet och klicka spara. 



Hantering med Fritidskortet vid betalning genom Avisering innan den är betald och kortet täcker hela beloppet

När ni fått bekräftat av medlemmen att de valt att använda sitt Fritidskort hos er, fortsätt till följande steg: 

  1. Gå till den grupp där medlemmen finns → stoppa aviseringen till medlemmen genom att klicka på det röda krysset.
  2. Medlemmen kommer nu att visas med status ej aviserad. Just till vänster om kommer det att stå skapa → klicka där → klicka skapa faktura
  3. När fakturan är skapad, klicka på beloppet (där det tidigare stod skapa) → välj betalsätt Fritidskortet → klicka registrera inbetalning.



Hantering med Fritidskortet när betalning redan är gjord

  1. Låt medlemmen genomföra sin betalning till fullt pris.
  2. Be medlemmen ansöka om sitt bidrag via Fritidskortets digitala tjänst.
  3. När inbetalningen kommit in på ert konto (eller ni fått underlag från medlemmen), kreditera motsvarande belopp:
    • Gå till Fakturering → Sök upp medlemmens fakturanummer → Ändra → Kreditera → Delkreditera det inbetalda beloppet.
  4. Det krediterade beloppet återbetalas till medlemmen.
  5. Lägg till deltagaren i gruppen Fritidskortet → klicka skapa på personens rad i deltagarlistan → välj skapa faktura 
  6. Här skiljer sig flödet beroende på ifall medlemmen använt 500 kr av sitt Fritidskort eller ett annat belopp. 
    1. Om medlemmen använt 500 kr: Klicka där det står 500 kr (där det tidigare stod skapa) → välj betalsätt Fritidskortet → klicka registrera inbetalning.
    2. Om medlemmen använt ett annat belopp än 500 kr: Klicka där det står 500 kr (där det tidigare stod skapa) → klicka redigera → i nästa vy, välj mer uppe till höger och klicka registrera inbetalning → ange vilket belopp som medlemmen använt med Fritidskortet och klicka spara.