1. Dokument

Under vänstermenyn DOKUMENT får ni som förening en smidig plats att samla och dela era interna dokument med ledare och medlemmar. Ni bestämmer själva vilka som ska ha tillgång – allt ni laddar upp är internt inom föreningen och blir direkt tillgängligt i appen för rätt målgrupp. Enkelt för er, tillgängligt för dem som behöver det!

1.1 Lägg upp mappar

Dokumenten kan laddas upp antingen i en mapp eller direkt utan koppling till en mapp. För att ett dokument ska kunna laddas upp i en mapp behöver du först skapa mappen. 

Klicka på SKAPA MAPP. I fälten kan du sedan döpa mappen och välja om det ska vara en huvudmapp eller undermapp. Varje huvudmapp kan ha flera undermappar. En undermapp läggs till i en nivå, vilket innebär att en undermapp kan inte ha en egen undermapp. 

Om du väljer att mappen ska vara en huvudmapp behöver du också ange behörigheten för mappen. Den behörighet som anges kommer sedan dokument och undermappar till huvudmappen ärva. Av den anledningen kan du inte korrigera behörigheten när du lägger till en undermapp, utan då gäller behörigheten för den huvudmapp som du kopplat undermappen till. 

Avsluta med att klicka på SPARA. 

1.2 Hantera behörighet

Behörigheten för dokumenten tilldelas på två sätt, genom roll och grupp. Dessa i kombination med varandra utgör sedan vilka som har access till ett dokument.  

1.2.1 Roll

Behörigheten genom roll styr om det endast är ledare som ska ha tillgång till dokumentet eller om det ska vara tillgängligt för både ledare och medlemmar. Väljer du "Deltagare och ledare", kommer gruppens medlemmar, ledare och eventuella övriga roller se dokumentet i sin app. Väljer du "Endast ledare", kommer de som har en gruppkoppling av rollen ledare se dokumentet i ledarvyn. 

1.2.2 Grupp

Behörigheten genom grupp styr vilka grupper som ska få tillgång till dokumentet. Här kan du bocka i en, flera eller alla grupper i en period, och de kommer då kunna se dokumentet i sin app. 

☝ Exempel
Du har satt “Endast ledare” och “P10” som behörighet. Då kommer alla med en gruppkoppling av rollen ledare i gruppen P10 se dokumentet i sin ledarvy, men inga deltagare.  

Du har satt “Deltagare och ledare” och alla grupper i perioden 2025 som behörighet. Då kommer alla som är inlagda i en grupp i perioden 2025 se dokumentet i sin app.

1.3 Ladda upp dokument

När du ska ladda upp ett dokument klickar du på LÄGG TILL. Då får du upp två val, FIL och EXTERN LÄNK. 

1.3.1 Fil

Om du vill ladda upp en fil, från exempelvis din dator, väljer du detta alternativ. När du valt din fil kan du också lägga till en beskrivning, som kommer visas i appen för de som har behörighet för dokumentet. 

Om du laddar upp en fil och väljer att filen ska höra till en mapp, kommer filen ärva behörighetsinställningarna från huvudmappen. Om du laddar upp en fil utan koppling till en mapp kommer du behöva ange behörighet för vem som ska ha tillgång till dokumentet. Läs mer ovan i punk 1.2 om behörigheter.

1.3.2 Extern länk

Detta alternativ väljer du om du vill lägga in en länk till en fil som är placerade på en extern lagringsplats. Detta kan exempelvis användas om föreningen har ett publikt läsbart dokument på Google Drive och vill länka vidare till detta istället för att ladda upp en faktiskt fil. Det är perfekt om föreningen har ett levande dokument på en extern lagringsplats som ofta uppdatera. I det fallet kan du länka till filen på den externa lagringsplatsen, och slipper redigera eller ladda upp en ny fil vid varje uppdatering. 

När du väljer detta alternativ kommer du istället för att ladda upp en faktiskt fil få ange URL:n till filen på den externa lagringsplatsen. När du lagt in URL:n kan du också lägga till en beskrivning, som kommer visas i appen för de som har behörighet för den externa länken.

Precis som när du laddar upp en fil kan du välja om den externa länken ska placeras i en mapp eller utan koppling till mapp. Om du väljer att den ska höra till en mapp, kommer behörighetsinställningarna från huvudmappen ärvas. Om du väljer att den inte ska ha någon koppling till en mapp kommer du behöva ange behörighet för vem som ska ha tillgång till den externa länken. Läs mer ovan i punk 1.2 om behörigheter.

De som är behöriga kommer se detta i sin app precis som en uppladdad fil, men när de klickar på den länkas de vidare till den externa länken.

2. Redigera eller ersätt

Du kan redigera eller ersätta både en uppladdad fil och en extern länk. Detta gör du genom att klicka på ÄNDRA till höger om det du vill redigera/ersätta. I redigeringsvyn har du möjlighet att ändra namnet, ändra tillhörighet till mapp, ändra behörighet eller välja att ersätta filen alternativt den externa länken med en ny fil/extern länk. 

3. Importera från hemsidan [KOMMER SENARE]

Har ni som förening haft dolda dokument på er hemsida, som enbart var tillgängliga för en viss målgrupp? Här kommer det finnas möjlighet att importera dessa dokument från hemsidan till denna nya funktionalitet för hantering av interna dokument. 

4. Visning i appen

Som tidigare nämt kommer de som har behörighet för ett dokument se detta samlat i sin app. Har du angett behörigheten “Endast ledare” kommer dokumentet visas endast i ledarvyn för de som är behöriga. Har du angett “Deltagare och ledare” visas dokumentet i båda vyerna för de som är behöriga. En medlem ser det i sin medlemsvy, medan en ledare kommer åt det både från ledarvyn och medlemsvyn. 

4.1 Hitta i ledarvyn

För att komma åt dokumenten i ledarvyn navigerar du till MER i bottenmenyn > välj grupp i rullistan högst upp > klicka in på DOKUMENT. Här listas de dokument (filer och externa länkar) samt mappar som du är behörig att se i den valda gruppen. Här kan du också se om dokumentet eller mappen visas för ledare eller både för deltagare och ledare. 

4.2 Hitta i medlemsvyn

För att komma åt dokumenten i medlemsvyn navigerar du till MER i bottenmenyn > klicka in på DOKUMENT. Här listas de dokument (filer och externa länkar) samt mappar som någon av dina profiler är behörig att se. Du kan filtrera på förening genom att klicka på FÖRENING högst upp > välja förening > TILLÄMPA. 

5. Varför laddas vissa dokument ner när jag ska öppna dem?

När du som administratör öppnar ett dokument som föreningen laddat upp eller när de som har behörighet öppnar dokumentet från appen, kommer samtliga dokument öppnas i din defaultinställda webbläsare på enheten. Vilka dokument som går att förhandsvisa i webbläsaren avgörs av vilka filtyper som webbläsaren har inbyggt stöd att kunna visa. De allra flesta webbläsarna kan förhandsvisa en PDF, medan färre kan förhandsvisa en Excel. Kan inte webbläsaren förhandsvisa filtypen kommer den istället att laddas ner till din enhet.