Lagra bara den data som föreningen behöver - med hjälp av att gallra personuppgifter kan ni se till att ni lagrar rätt information i er förening! |
Att gallra personuppgifter innebär att rensa bort information som inte längre behöver lagras – ett viktigt steg för att följa GDPR och skydda medlemmars integritet.
I SportAdmin hanterar ni som förening i huvudsak personuppgifter för era medlemmar. Dessa lagras i ert centrala Personregister, och för dessa hanteras gruppindelningar, aviseringar, medlemsavgifter och närvarorapporter – med mera.
I vissa fall hanteras också personuppgifter för externa personer – till exempel någon som gjort en intresseanmälan eller köpt något från en lagkassa. De uppgifterna sparas inte i ert centrala personregister, utan är kopplade direkt till den specifika händelsen (t.ex. ett köp) och gallras separat.
Via Personregister -> Gallring kan ni gallra i både personregistret och dessa andra datakällor. Denna artikel behandlar gallring av dessa andra datakällor, som man når genom att klicka "Rensa externa personer".
Rensa externa personer
Detta gäller personuppgifter som lagras utanför ert centrala personregister Här kan ni enkelt rensa bort personuppgifter som inte längre är relevanta att lagra.
Gallringen sker genom avidentifiering:
Köp med mera finns kvar, men utan koppling till individen.
INNEHÅLL 1. Lagkassan, intresseanmälningar & insamlingar 2.1 Flytta till intresseanmälningar |
1. Lagkassan, intresseanmälningar & insamlingar
Använder er förening sig av någon av funktionerna lagkassan, intresseanmälningar eller insamlingar lagras det personuppgifter kopplat till dessa funktioner: när någon genomfört ett köp i lagkassan, gjort en intresseanmälan till föreningen eller genomfört en donation till föreningen. I vissa fall kan detta vara medlemmar, men uppgifterna lagras – och gallras – separat från personregistret.
1. Välj den funktion för vilken du vill rensa personuppgifter
2. Välj urval i rullistan
3. Bocka i bockrutorna för de du vill gallra eller klicka på MARKERA ALLA
4. Klicka sedan på RENSA PERSONDATA
4. Skriv in säkerhetsordet i rutan och bocka i bockrutan att du tagit del av informationen
5. Klicka på BEKRÄFTA RENSNING
Vilka uppgifter kommer finnas kvar i SportAdmin?
|
2. Frågeformulär
Den tidigare funktionen Formulär har ersatts av Anmälningar. Om ni använde er av funktionen Formulär tidigare kan det fortfarande finnas gamla formulärssvar kvar, som ni kan välja att antingen flytta till intresseanmälningar eller ta bort.
Klicka på GÅ TILL GAMLA FORMULÄRSSVAR, för att hantera era gamla formulärssvar. Du kommer då till ANMÄLNINGAR i vänstermenyn > GAMLA FORMULÄRSSVAR i takmenyn.
Härifrån kan du välja om ni vill flytta era gamla formulärssvar till intresseanmälningar, om ni vill ha kvar dem, eller välja att ta bort dem.
Vad händer om jag raderar ett gammalt frågeformulär? När du tar bort formulärssvar raderas all information som finns i det. Skulle en person även finnas i ert personregister, påverkas inte de uppgifter som är sparade där. ÅTGÄRDEN GÅR EJ ATT ÅNGRA! |
2.1 Flytta till intresseanmälningar
Om du vill flytta gamla formulärssvar till intresseanmälningar följer du nedan.
1. Bocka i bockrutorna för de du vill flytta
2. Klicka på VÄLJ ÅTGÄRD > välj FLYTTA TILL INTRESSEANMÄLAN
3. Läs igenom informationen
4. Välj period och grupp
5. Klicka på FLYTTA TILL INTRESSEANMÄLAN
När ovan är genomfört kommer personen/personerna istället återfinnas under fliken i INTRESSEANMÄLNINGAR takmenyn.
2.2 Ta bort gamla formulärssvar
Om du vill ta bort gamla formulärssvar följer du nedan.
1. Bocka i bockrutorna för de du vill ta bort
2. Klicka på VÄLJ ÅTGÄRD > välj TA BORT
3. Läs igenom informationen
4. Klicka på TA BORT FRÅGEFORMULÄRET
När ovan är genomfört kommer uppgifterna från frågeformuläret vara raderade, och åtgärden går inte att ångra.