Att gallra personuppgifter innebär att rensa bort information som inte längre behöver lagras – ett viktigt steg för att följa GDPR och skydda medlemmars integritet.

I SportAdmin hanterar ni som förening i huvudsak personuppgifter för era medlemmar. Dessa lagras i ert centrala Personregister, och för dessa hanteras gruppindelningar, aviseringar, medlemsavgifter och närvarorapporter – med mera.

I vissa fall hanteras också personuppgifter för externa personer – till exempel någon som gjort en intresseanmälan eller köpt något från en lagkassa. De uppgifterna sparas inte i ert centrala personregister, utan är kopplade direkt till den specifika händelsen (t.ex. ett köp) och gallras separat.

Via Personregister -> Gallring kan ni gallra i både personregistret och dessa andra datakällor. Denna artikel behandlar gallring av personregister, som man når genom att klicka "Rensa i personregister".

Rensa i personregistret

Detta gäller de personer som ligger i ert centrala personregister i SportAdmin. Här kan ni enkelt rensa bort personer som inte längre är aktiva i föreningen, och inte deltagit i någon aktivitet, betalat avgift eller varit registrerade på närvaro de senaste åren.

Gallringen sker genom avidentifiering:
All historik (som närvaro, betalningar, statistik) finns kvar, men utan koppling till individen.

⚠️ Personer med obetalda fakturor blockeras från att gallras. Du får ett meddelande vid bekräftelsen och möjlighet att visa berörda personer. Vi rekommenderar att du på förhand ser över gamla fakturor, och krediterar de som inte längre är aktuella.

1. Gallringsflödet

När ni gallrar i personregister kommer ni att få följa en guide där ni får:

1. en kort introduktion till gallring, 
2. möjlighet att sätta lagringsinställningar, 
3. för att därefter välja urval att rensa från ert personregister.
   

Nedan beskrivs de olika stegen i flödet.

1.1 Kort introduktion till gallring

Varför behövs gallring av persondata?

Som personuppgiftsansvariga har ni som förening ett ansvar att inte lagra personuppgifter längre än nödvändigt. Vi guidar er steg för steg så att ni kan rensa gammal persondata – men först några viktiga principer att ha med sig:

GDPR – Dataskyddsförordningen

Personuppgifter ska inte lagras längre än nödvändigt för sitt ändamål.

Bokföringslagen


Underlag för bokföring måste sparas i minst 7 år.

Andra vanliga krav


Ibland kräver bidragsgivare eller myndigheter att viss data sparas en viss tid (t. ex. närvarolistor inklusive personuppgifter för kommunala bidrag). Om du är osäker på vad som gäller för din förening är det viktigt att du kontrollerar detta med t. ex. kommun och förbund innan du fortsätter.

Om du vill läsa mer om de lagar föreningen måste förhålla sig till kan du göra det via länkarna nedan:

Personuppgifter, Riksidrottsförbundet

Vad föreningar behöver göra för att följa GDPR, IMY

Dataskydd, IMY

1.2 Lagringsinställningar

Vissa personuppgifter behöver ni som förening spara en viss tid enligt olika regler, lagar och krav. Ni kan anpassa era lagringsinställningar för olika underlag så att de passar både lagkrav och er förenings behov. Dessa inställningar gör att vissa personuppgifter lagras i relation till just dessa underlag även efter gallring, så att personen i övrigt kan tas bort från systemet. Detta kallas för lagringsminimering och är en viktig princip inom GDPR.

Fakturaunderlag för borttagna personer

Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas på fakturor så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls. 

Närvarounderlag för borttagna personer

När det kommer till lagring av närvarounderlag finns det inga krav från Riksidrottsförbundet – de har redan den data de behöver via föreningens LOK-stödsansökningar. Många kommuner och andra bidragsgivande instanser följer Riksidrottsförbundets exempel, men det finns undantag. Är du osäker på vad som gäller för din förening? Kontakta din kommun och ditt förbund för att få klarhet i frågan.

Ni kan välja om, och i så fall hur länge, vissa personeruppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till närvaro.

Arvodes för borttagna personer

Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till arvodesunderlag så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls. 

1.3 Välj urval att gallra

Här väljer ni vilket urval ni vill gallra, utifrån hur länge sedan personer senast var aktiva. Detta definieras utifrån:

• Senaste koppling till grupp
• Senaste betalda medlemskapsavgift
• Senaste närvaro på aktivitet

Personer som aldrig varit kopplade till en grupp, men lagts in i personregistret för mer än X år sedan inkluderas också i urvalen. Ni kan välja att rensa ett urval direkt, eller att först granska urvalet genom att klicka Visa urval.

När ni rensar i personregistret placeras personerna först i en 'papperskorg' i 30 dagar, där ni har möjlighet att ångra en gallring. Efter dessa 30 dagar kommer deras direkta personuppgifter att tas bort permanent, utan möjlighet att återställa dessa. Vissa personuppgifter kan komma att sparas enligt era Lagringsinställningar. 

2. Ångra en gallring

När en person tas bort från personregistret placeras den först i en 'papperskorg' i 30 dagar, som nås via gallringsöversikten.  Efter dessa 30 dagar kommer deras direkta personuppgifter att tas bort permanent, utan möjlighet att återställa dessa. Vissa personuppgifter kan komma att sparas enligt era Lagringsinställningar.

Ni kan i papperskorgen välja att återställa personer, eller att direkt permanent radera deras direkta personuppgifter.

3. Vanliga frågor och svar

Vad innebär “senast aktiva”? 

Exempel: Personer i urvalet “Senast aktiva för 2 år sedan” har inte deltagit i föreningens verksamhet de senaste två åren. Det betyder att de inte betalat medlemsavgift, varit kopplade till en grupp eller närvarorapporterats under de senaste två åren.

Varför kan jag inte gallra personer som nyligen var aktiva?

För att säkerställa att inrapportering, bidragsansökningar och revisioner – som ofta görs på innevarande och föregående år – inte påverkas begränsar vi möjligheten för massgallring av de som nyligen varit aktiva.

Om du vill gallra personer som varit aktiva närmre i tiden kan du alltid ta bort dem direkt via personkortet.

Kommer statistik finnas kvar efter gallring?

Ja, statistik finns kvar. Ni kommer fortfarande kunna se siffror för medlemsantal, närvarotillfällen, betalningar etc. för tidigare år. Skillnaden är att statistikposterna inte längre är knutna till ett visst namn. Aggregerad data och rapporter fungerar som förut, men personerna bakom de äldsta siffrorna är avidentifierade.