Fakturering - föreningens databas för fakturor. |
INNEHÅLL 1.1 Insatser under behandla fakturor |
1. Behandla fakturor
Under FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn visas alla fakturor som skapats för er förening, oavsett betalstatus och period.
I och med att alla fakturor som någonsin skapats samlas under denna flik är det viktigt att underlätta ert arbete genom att kunna göra diverse urval.
Typ: sortera på manuella- eller gruppfakturor |
Status: sortera på fakturans status (se nedan vad de olika statusarna innebär) |
Mottagare: sortera på om fakturan avser personer eller organisationer |
Konto: sortera på specifikt bokföringskonto som fakturan är kopplad till |
Kostnadstyp: sortera på specifik kostnadstyp som fakturan avser |
Sök: här kan du söka på förnamn, efternamn, personnummer eller fakturanummer |
Förklaring kring respektive status:
Betald: | fakturan är registrerad som inbetald i SportAdmin |
Obehandlad: | fakturan är skapad men ej skickad till mottagaren |
Skickad: | fakturan är skapad och skickad till mottagaren |
Krediterad: | fakturan är krediterad i SportAdmin |
Påminn obeh: | en påminnelse är skapad men ej skickad till mottagaren |
Påminn skickad: | en påminnelse är skapad och skickad till mottagaren |
Obetald: | samtliga fakturor som ännu inte är betalda (kan ha olika statusar) |
Förfallen: | samtliga fakturor vars fakturadatum har passerat (kan ha olika statusar) |
Vilande: | faktura är manuellt markerad som vilande. Påminnelse går inte att genereras om status är Vilande |
Genom att klicka på ÄNDRA till höger om en rad kommer du till en detaljerad sida där Fakturainformationen visas.
1.1 Insatser under behandla fakturor
Under fliken BEHANDLA FAKTUROR kan ni vidta en rad olika insatser kopplat till en faktura. Här nedan följer instruktioner till de vanligaste insatserna.
1.1.1 Kreditera en faktura
I det fall en medlem har en betald faktura och ska få tillbaka pengarna för denna, krävs det att ni krediterar fakturan i SportAdmin. Även i de fall där det finns en faktura som exempelvis är felaktig eller inte ska betalas längre och ni därmed vill ta bort fakturan måste den krediteras i SportAdmin. När en faktura krediteras skapas det en kreditfaktura i SportAdmin.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn
2. Välj status Betald i rullistan
3. Sök på medlemmens namn eller fakturanumret i sökrutan > klicka Enter eller på söksymbolen
4. Klicka på ÄNDRA till höger om fakturan
5. Klicka på KREDITERA uppe till höger
6. Fyll i fälten som följer:
Kreditera hela beloppet: välj detta om allt ska krediteras (inklusive eventuell administrationsavgift) |
Kreditera en del av beloppet: välj detta om endast en del ska av det medlemmen betalat ska krediteras |
Betalning: välj "Kredit Qvickly" så sköter Qvickly hela återbetalningen till medlemmen på samma betalsätt som medlemmen betalat (se notering nedan). Om fakturan inte är betald ännu eller medlemmen inte betalat genom SportAdmin och därav använt Qvickly vid betalningen kommer alternativet "Kredit Qvickly" inte finnas. I dessa fall är det också ni som förening som sköter återbetalningen till medlemmen på egen hand. |
8. Bocka ur FAKTURERAS EJ om medlemmen ska kunna faktureras på nytt för samma grupp och period
9. Klicka på KREDITERA
NOTERING! Har medlemmen betalt med swish/kort betalas beloppet tillbaka på samma sätt automatiskt. Har medlemmen valt faktura/delbetalning skickar Qvickly ett mail där de begär in återbetalningsuppgifter till medlemmen. Återbetalningen kan ta upp till 10 bankdagar, men oftast går det snabbare. Är fakturan skapad via Qvickly men ännu inte betald av medlem ska den också krediteras och på samma sätt som beskrivs ovan. Då återbetalas ingenting men fakturan stängs hos Qvickly. Observera att när ni krediterar en faktura med "Kredit Qvickly" tar Qvickly ut en avgift enligt avtal. |
NOTERING! |
1.1.2 Registrera inbetalning
Om ni har en faktura som medlemmen betalat utanför systemet kan ni registrera den fakturan som Betald manuellt.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn
2. Välj status Obetald i rullistan
3. Sök på medlemmens namn eller fakturanumret i sökrutan > klicka Enter eller på söksymbolen
4. Klicka på ÄNDRA till höger om fakturan
5. Klicka på MER uppe till höger > välj REGISTRERA INBETALNING
6. Fyll i fälten som följer:
Betalning: välj vilket betalsätt medlemmen betalat genom till er som förening |
Belopp: ange beloppet som medlemmen betalat. Om beloppet som registreras skiljer sig från fakturans ursprungs belopp håller system automatisk kontroll på vad som återstår på fakturan. |
Datum: ange det datumet då medlemmen betalade in till er som förening. Detta är viktigt ifall det skulle bli en eventuell diskussion med medlemmen om när fakturan har betalts. |
7. Klicka på REGISTRERA INBETALNING
1.1.3 Ladda ner och skriv ut
Ibland kan en faktura behöva laddas ner och skrivas ut i fysisk form.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn
2. Välj statusen som fakturan har i rullistan för att minska sökningen, eller välj status Alla
3. Sök på medlemmens namn eller fakturanumret i sökrutan > klicka Enter eller på söksymbolen
4. Klicka på ÄNDRA till höger om fakturan
5. Klicka på MER uppe till höger > välj LADDA NER OCH SKRIV UT
Fakturan laddas då ner till din dator och du kan välja att skriva ut den eller skicka den vidare i ett eget mail.
TIPS! Medlemmen kommer också åt sitt kvitto för betalningen direkt från appen under MER > BETALNINGAR > HANTERADE. |
1.1.4 Maila fakturan
Har ni missat att skicka iväg fakturan så den ligger med statusen Obehandlad eller vill ni skicka fakturan till medlemmen igen följer ni nedan steg.
1. Navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn
2. Välj statusen som fakturan har i rullistan för att minska sökningen, eller välj status Alla
3. Sök på medlemmens namn eller fakturanumret i sökrutan > klicka Enter eller på söksymbolen
4. Klicka på ÄNDRA till höger om fakturan
5. Klicka på MAILA FAKTURA uppe till höger
6. Kontrollera fälten och fyll i om något saknas
7. Klicka på den gröna knappen SKICKA FAKTURA > SKICKA
1.1.5 Rensa obetalda fakturor
Har ni obetalda fakturor som legat kvar i SportAdmin kan det vara en god idé att då och då rensa upp dessa.
De fakturor som är obetalda kan ni finna på två ställen i systemet. Dels finner ni dessa genom att navigera till FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn > välj status Obetald i rullistan. Dels finner ni dessa genom att navigera till RAPPORTER & STATISTIK i vänstermenyn > BETALRAPPORTER i takmenyn > BKUNDRESKONTRA i undermenyn.
När ni ska rensa bland de obetalda fakturorna finns två alternativ. Om det är så att medlemmen som har en obetald faktura faktiskt ska betala sin faktura kan ni försöka driva in denna betalning genom att skicka en betalningspåminnelse. Ska medlemmen inte betala väljer ni att kreditera fakturan. Läs ovan i punkt 1.1.1 hur du krediterar en faktura.
TIPS! Har ni fakturor med återstående belopp 0 kr eller ett minusbelopp? Eller kanske fakturor med status Betald men med ett kvarstående belopp att betala? Ring in till oss på supporten så hjälper vi er, 040 - 630 10 60. |