1. Aviseringar

Ni som förening gör aviseringsinställningarna i SportAdmin och skickar iväg en aviseringslänk till medlemmen. Medlemmen har möjlighet att betala för sin plats eller tacka nej till sin plats inför kommande period. Om medlemmen väljer att betala för sin plats får den välja på fyra betalalternativ - swish, kortköp, fakturaköp eller delbetalning (över 500 kr). 

Det är först när medlemmen valt ett betalalternativ som Qvickly kommer in i processen. Väljer medlemmen swish eller kortköp går detta via Qvicklys swish- och kortterminal. Vid fakturaköp eller delbetalning köper Qvickly upp fakturan och tar över betalningen från er som föreningen. 

Vid fakturaköp skickar Qvickly en faktura till medlemmen via mail. Vid delbetalning skickar Qvickly delbetalningsavier till medlemmens folkbokföringsadress i det delbetalningsintervall som medlemmen själv valt (3, 6 eller 12 månader). 

Om medlemmen inte betalar för sin plats (alltså inte väljer ett betalalternativ) och inte tackar nej till sin plats kommer automatiska påminnelser skickas ut från SportAdmin. Detta är inte betalningspåminnelser utan en uppmaning att inte glömma att tacka ja alternativt nej till sin plats. 

Har ni valt att bocka i rutan AUTOMATISK BORTTAGNING av medlemmar kommer medlemmen att ligga kvar i gruppen sju dagar efter att sista betaldatum har passerat och därefter blir medlemmen borttagen från gruppen. Har ni inte valt detta alternativ kommer medlemmen ligga kvar i gruppen med statusen Passerad samt aviseringslänken är inte längre giltig och går därmed inte att betala. Önskar ni skicka en ny avisering till medlemmen klickar ni på stoppknappen och skickar sedan en ny avisering med hjälp av flygplanet. 

När medlemmen valt ett betalalternativ kommer ett betalunderlag att skapas i SportAdmin och markeras som Betald. Detta gäller oavsett vilket betalalternativ medlemmen har valt, eftersom ni får in pengarna från Qvickly inom en vecka och Qvicklys uppgift är att driva in pengarna från medlemmen i de fall då medlemmen valt fakturaköp eller delbetalning. 

Önskar ni se betalunderlaget hittar ni detta via FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn > filtrera på betalda fakturor > sök på specifik person i sökrutan. 

2. Bokning

Använder ni er av bokningar fungerar processen likt ovan. Medlemmen kan välja på fyra betalalternativ - swish, kortköp, fakturaköp eller delbetalning (över 500 kr). Först när medlemmen väljer att betala för den plats som den bokar sig till kopplas Qvickly in i processen.

3. Medlemmen betalar ej sin faktura eller delbetalning

Om medlemmen inte betalar sin faktura eller sina delbetalningsfakturor i sin delbetalningsplan kommer Qvickly skicka två påminnelser. Betalar medlemmen trots allt inte sin faktura därefter kommer Qvickly vända sig till er och be er kreditera fakturan eller driva ärendet vidare till Inkasso. 

Väljer ni att kreditera fakturan, och alltså köper tillbaka fakturan av Qvickly, kommer Qvickly dra av denna summan på er nästa utbetalning.

4. Kreditering

Krediteringar gör ni som förening genom att gå ttill FAKTURERING i vänstermenyn > FAKTURERING i takmenyn > BEHANDLA FAKTUROR i undermenyn > filtrera på betalda fakturor > sök på specifik person i sökrutan > klicka på ÄNDRA till höger om personen > klicka på KREDITERA uppe till höger > välj om hela beloppet ska betalas tillbaka eller del av beloppet > vid Betalning välj Kredit Qvickly > avsluta med att klicka på KREDITERA FAKTURAN. 

Väljer ni att delkreditera skriver ni in hur mycket som ska återbetalas till medlemmen i rutan längst till höger om respektive fakturarad.

När ni väljer Kredit Qvickly i rullistan för Betalning, kommer det skickas en signal till Qvickly och sedan sköter de återbetalningen till medlemmen. 

Vid kreditering av hela beloppet återbetalas hela beloppet, inklusive administrationsavgiften. Har medlemmen ännu inte betalat sin faktura kommer fakturan strykas i Qvicklys system.

5. Gruppfakturor & manuella fakturor

Skapar ni gruppfakturor eller manuella fakturor i SportAdmin är det ni som förening som äger fakturan. Förfaller fakturan är det ni som måste skicka ut påminnelser i SportAdmin. Qvickly blir inkopplade först om och när medlemmen väljer att betala fakturan. Medlemmen kan välja på tre betalalternativ - swish, kortköp eller delbetalning (över 500 kr).

Väljer medlemmen swish eller kortköp går detta via Qvicklys swish- och kortterminal. Vid delbetalning köper Qvickly upp fakturan och skickar delbetalningsavier till folkbokföringsadressen. När medlemmen valt ett betalalternativ kommer den markeras som Betald i SportAdmin.

6. Betalning från Qvickly

Varje tisdag får ni i föreningen inbetalningar på föregående veckas betalningar från Qvickly. Detta förutsätter att era medlemmar gjort en swish/kortbetalning eller valt fakturaköp/delbetalning under förgående vecka. 

Ni får även en avräkningsrapport från Qvickly som specificerar inbetalningen. Ni kan också jämföra avräkningen mot inbetalningsrapporten i SportAdmin för att se ännu mer specifikt vilka transaktioner som hör till avräkningen. 

Inbetalningsrapporten finner ni i SportAdmin genom att gå till RAPPORTER & STATISTIK i vänstermenyn > BETALRAPPORTER i takmenyn > INBETALNINGSRAPPORTEN i undermenyn. 

7. Logga in på Qvickly

Du kan vid tillfälle bli ombedd att logga in i Qvicklys kundportal. Det gör du via denna sida. Gå till Checkout och logga in med den mejladress ni får era avräkningar från Qvickly skickade till. 

Har du aldrig varit inloggad förr, klicka på GLÖMT LÖSENORD och sedan får du ett mail där du kan skapa ett nytt lösenord. 

7.1 Kundkännedom

En gång per år kommer ni behöva lämna en kundkännedom till Qvickly. Det gör ni genom att logga in på Qvicklys portal. Inne i portalen går ni till MITT KONTO > KUNDKÄNNEDOM. Där kan ni fylla i information och uppgifter kring föreningen. Du behöver också verifiera vem som är aktuell firmatecknare genom ett konstituerande styrelseprotokoll.