SportAdmin

När er förening är igång med SportAdmin kommer ni även komma i kontakt med Qvickly, som är betalleverantör. Här kan ni läsa kort om förhållandena mellan föreningen, SportAdmin och Qvickly samt vem som gör vad i aviserings- eller bokningsprocessen.

Aviseringar

Ni som förening gör aviseringsinställningarna i SportAdmin och skickar iväg en aviseringslänk till medlemmen. Medlemmen har möjlighet att betala för sin plats eller tacka nej till sin plats inför kommande period. Om medlemmen väljer att betala för sin plats får den välja på fyra betalalternativ - swish, kortköp, fakturaköp eller delbetalning. Det är först när medlemmen valt ett betalalternativ som Qvickly kommer in i processen. Väljer medlemmen swish eller kortköp går detta via Qvicklys swish- och kortterminal. Vid fakturaköp eller delbetalning köper Qvickly upp fakturan och tar över betalningen från er. Vid fakturaköp skickar Qvickly en faktura till medlemmen via mail. Vid delbetalning skickar Qvickly delbetalningsavier till medlemmens folkbokföringsadress i det delbetalningsintervall som medlemmen själv valt (3, 6 eller 12 månader). 

Om medlemmen inte betalar för sin plats eller inte tackar nej till sin plats kommer automatiska påminnelser skickas ut från SportAdmin. Detta är inte betalningspåminnelse utan en uppmaning att inte glömma att tacka ja alternativt nej till sin plats. Har ni valt att bocka i rutan Automatisk borttagning av medlemmar kommer medlemmen att ligga kvar i gruppen sju dagar efter att sista betaldatum har passerat och därefter blir medlemmen borttagen från gruppen. Har ni inte valt detta alternativ kommer medlemmen ligga kvar i gruppen med statusen Passerad samt aviseringslänken är inte längre giltig och går därmed inte att betala. Önskar ni skicka en ny avisering till medlemmen klickar ni på stoppknappen och skickar sedan en ny avisering med hjälp av flygplanet. 

När medlemmen valt ett betalalternativ kommer ett betalunderlag att skapas i SportAdmin och markeras som betald, eftersom ni får in pengarna från Qvickly inom en vecka och Qvicklys uppgift är att driva in pengarna från medlemmen. Önskar ni se betalunderlaget hittar ni detta via Fakturering i vänstermenyn → filtrera på betalda fakturor → sök på specifik person i sökrutan. 

Bokning

Använder ni er av bokningar fungerar processen likt ovan - först när medlemmen väljer att betala för sin plats kopplas Qvickly in i processen.

Om medlemmen inte betalar sin faktura eller sina delbetalningsfakturor kommer Qvickly skicka två påminnelser. Betalar medlemmen trots allt inte sin faktura kommer Qvickly vända sig till er och be er kreditera fakturan eller driva ärendet vidare till Inkasso. Om ni krediterar fakturan, alltså köper tillbaka fakturan av Qvickly, kommer Qvickly drar av pengarna på er nästa utbetalning. 

Kreditering

Krediteringar gör ni genom att gå till Fakturering i vänstermenyn → filtrera på betalda fakturor → sök på fakturanumret eller personens namn i sökrutan → klicka på Ändra till höger om fakturan → klicka på Kreditera fakturan → välj om ni vill kreditera hela beloppet eller del av beloppet → vid betalning välj Kredit Qvickly → klicka på Kreditera fakturan. 

Väljer ni att delkreditera skriver ni in hur mycket som ska återbetalas till medlemmen i rutan längst till höger om respektive fakturarad.

När ni väljer Betalning: Kredit Qvickly, kommer det skickas en signal till Qvickly och sedan sköter de återbetalningen till medlemmen. 

Vid kreditering av hela beloppet återbetalas hela beloppet, inklusive administrationsavgiften. Har medlemmen ännu inte betalat sin faktura kommer fakturan strykas i Qvicklys system. 

Gruppfakturor & manuella fakturor

Skapar ni gruppfakturor eller manuella fakturor i SportAdmin är det ni som förening som äger fakturan. Förfaller fakturan är det ni som måste skicka ut påminnelser i SportAdmin. Qvickly blir inkopplade först om och när medlemmen väljer att betala fakturan, vilket de kan göra via swish, kortköp eller delbetalning (på belopp som övertiger 500 kr). Väljer medlemmen swish eller kortköp går detta via Qvicklys swish- och kortterminal. Vid delbetalning köper Qvickly upp fakturan och skickar delbetalningsavier till folkbokföringsadressen. Så fort medlemmen väljer betalalternativ markeras den som betald i SportAdmin. 

Betalning från Qvickly

Varje tisdag får ni i föreningen inbetalningar på föregående veckas betalningar från Qvickly. Detta förutsätter att era medlemmar gjort en swish/kortbetalning eller valt fakturaköp/delbetalning under förgående vecka. Ni får även en avräkningsrapport från Qvickly som specificerar inbetalningen. Ni kan också kika på inbetalningsrapporten i SportAdmin som ni hittar om ni går till Rapporter & statistik i vänstermenyn → Betalrapporter i topppmenyn → Inbetalningsrapport i undermenyn.