När ni är igång med SportAdmin Kansliservice vill vi dela en snabbguide med er, som beskriver vem som gör vad i aviserings- eller bokningsprocessen.


Ni som förening gör aviseringsinställningarna i SportAdmin och skickar iväg en aviseringslänk till medlemmen. Medlemmen har möjlighet att betala för sin plats eller tacka nej till sin plats inför kommande period. Om medlemmen väljer att betala för sin plats får den välja på tre betalalternativ - kortköp, fakturaköp eller delbetalning. Det är först när medlemmen valt ett betalalternativ som Billmate kommer in i processen. Väljer medlemmen kortköp går detta via Billmates kortterminal. Vid fakturaköp eller delbetalning köper Billmate upp fakturan och tar över betalningen från er. Vid fakturaköp skickar Billmate en faktura till medlemmen via mail. Vid delbetalning skickar Billmate delbetalningsavier till medlemmens folkbokföringsadress i det delbetalningsintervall som medlemmen själv valt (3, 6 eller 12 månader). 


Om medlemmen inte betalar för sin plats eller inte tackar nej till sin plats kommer automatiska påminnelser skickas ut från SportAdmin. Detta är inte betalningspåminnelse utan en uppmaning att inte glömma att tacka ja eller nej till sin plats. Har ni valt att bocka i rutan “Ta bort medlemmar som inte har betalat efter sista betaldatum” kommer medlemmen att ligga kvar i gruppen sju dagar efter att sista betaldatum har passerat och därefter bli borttagen från gruppen. Har ni valt att bocka ur “Ta bort medlemmar som inte betalat efter sista betaldatum” ligger medlemmen kvar i gruppen med status “Passerad” och aviseringslänken är inte längre giltig och går därmed inte att betala. Önskar ni skicka en ny avisering till medlemmen klickar ni på stoppknappen och skickar sedan en ny avisering med hjälp av flygplanet. 


När medlemmen valt ett betalalternativ kommer ett betalunderlag att skapas i SportAdmin och markeras som betald, eftersom ni får in pengarna från Billmate inom en vecka och Billmates uppgift är att driva in pengarna från medlemmen. Önskar ni se betalunderlaget hittar ni detta via Fakturering i vänstermenyn → Behandla fakturor i takmenyn. Filtrera på betalda fakturor. 


Använder ni er av bokningar fungerar processen likt ovan - först när medlemmen väljer att betala för sin plats kopplas Billmate in i processen.


Om medlemmen inte betalar sin faktura eller sina delbetalningsfakturor kommer Billmate skicka två påminnelser. Betalar medlemmen trots allt inte sin faktura kommer Billmate vända sig till er och be er ta ett beslut på om fakturan ska drivas vidare till Inkasso eller om ni vill köpa tillbaka fakturan, även kallat regress. Köps fakturan tillbaka av er gör ni en kreditering i SportAdmin och Billmate drar av pengarna på nästa utbetalning till er. 


Behöver ni av någon anledningen kreditera en faktura/återbetala pengarna till en medlem görs detta i SportAdmin, oavsett vilket betalalternativ medlemmen valt. Krediteringar gör ni genom att gå till Fakturering Behandla fakturor filtrera på betalda fakturor sök på fakturanumret och klicka på ändra till höger om fakturan klicka på kreditera fakturan välj om ni vill kreditera hela beloppet eller del av beloppet. Väljer ni att delkreditera väljer ni hur mycket som ska återbetalas till medlemmen. Välj hur ni önskar återbetala pengarna. 


Ni kan välja att själva återbetala pengarna via Swish, kontant eller med en insättning på medlemmens BG/PG. Är betalningen genomförd via Billmate kan ni även välja att göra återbetalningen via Billmate. Då skickas en signal till Billmate som återbetalar pengarna till medlemmen. Vid kreditering av hela beloppet återbetalas hela beloppet inklusive administrationsavgiften. Har medlemmen ännu inte betalat sin faktura kommer fakturan strykas i deras system. 


Skapar ni själva gruppfakturor eller manuella fakturor i SportAdmin är det ni som förening som äger fakturan. Förfaller fakturan är det ni som måste skicka ut påminnelser i SportAdmin. Billmate blir inkopplade först om och när medlemmen väljer att betala fakturan, vilket de kan göra via kortköp eller delbetalning (på belopp som övertiger 500:-). Väljer medlemmen kortköp går detta via Billmates kortterminal. Vid delbetalning köper Billmate upp fakturan och skickar delbetalningsavier till folkbokföringsadressen. Så fort medlemmen väljer betalalternativ markeras den som betald i SportAdmin. 


Varje tisdag får ni i föreningen inbetalningar på föregående veckas betalningar från Billmate. Detta förutsätter att era medlemmar gjort en kortbetalning eller valt fakturaköp/delbetalning under förgående vecka. Vill ni ha en rapport på var dessa pengar kommer från tittar ni antingen i SportAdmins inbetalningsrapport som ni hittar under Fakturering i vänstermenyn Rapporter i takmenyn Inbetalningsrapport och gör ett datumintervall-val på hela föregående vecka eller använder er av den avräkningsrapport som Billmate skickar till er.