Om en medlem hör av sig och berättar att de får betalningspåminnelser från Qvickly, trots att de har betalt, behöver ni göra följande:
1. Kontrollera om medlemmens faktura står som betald i SportAdmin.
Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Behandla fakturor i undermenyn → filtrera på betalda fakturor → sök på personens namn i sökrutan → klicka på Ändra ute till höger om fakturan.
2. För att kunna få en påminnelse från Qvickly måste det stå att medlemmen har betalat med Qvickly Faktura eller Qvickly Delbetalning. Har medlemmen betalat något av ovanstående alternativ och får betalningspåminnelsen kan orsaken bero på två olika saker,
Scenario 1
Antingen har medlemmen valt faktura/delbetalning men sedan av någon anledning betalat in på annat sätt direkt till förening (swish, kontant, BG/PG). Det vill säga medlemmen har faktiskt inte betalat in digitalt till Qvickly, som de ska, och fortsätter därför att få påminnelser.
Om detta är scenariot behöver ni först fastställa att medlemmen faktiskt har betalat på annat sätt till er, t.ex. genom att de uppvisar ett kontoutdrag.
När ni som förening bekräftat att ni fått in pengarna på annat sätt än Qvickly, rekommenderar vi i första hand att ni betalar tillbaka pengarna som medlemmen betalat in till er och sedan hänvisar dem till den avisering ni skickat ut från början.
Om ni inte vill göra detta utan väljer att göra ett undantag (som innebär manuellt handpålägg) behöver ni kreditera fakturan i SportAdmin så att Qvickly meddelas att fakturan ska avslutas och därmed slutar skicka påminnelser till medlemmen. Detta gör ni genom att gå till Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Behandla fakturor i undermenyn → filtrera på betalda fakturor → sök på personens namn i sökrutan → klicka på Ändra ute till höger om fakturan → klicka på Kreditera fakturan → välj hela beloppet → välj Betalning: Kredit Qvickly → klicka på Kreditera fakturan.
Om medlemmen inte har hunnit betala in något får de heller inga pengar utbetalda tillbaka. Fakturan kommer endast att avslutas.
OBS! Medlemmen står nu inte som betald längre i SportAdmin, så det sista steget ni behöver göra, för att han eller hon ska ha en korrekt status, är att skapa en Gruppfaktura till medlemmen som ni sedan registrerar som inbetald direkt (hoppa alltså över steget att skicka ut fakturan, medlemmen har ju redan betalat).
Scenario två
Medlemmen har betalat via Qvickly, som man ska, och kan uppvisa kontoutdrag som bekräftar detta.
Om detta är scenariot behöver ni kontakta Qvickly och förse dem med de uppgifter ni fått från medlemmen, då något har gått snett.