Manuella fakturor används för att fakturera medlemmar övriga avgifter; exempelvis vid köp av kläder och betalning av lägerkostnader. Ni ska inte använda manuella fakturor för att fakturera medlemsavgifter, träningsavgifter och licensavgifter. För dessa avgifter ska ni istället använda gruppfakturering (om ni inte har kansliservice) och aviseringar (om ni har kansliservice).


Hur skapar man en manuell faktura?

Gå till "Fakturering" i vänstermenyn → "Skapa manuella fakturor" i toppmenyn. 


Steg 1: Välj fakturamottagare

Sök på en medlem i sökrutan eller välj en grupp i rullistan. Välj sedan den eller de medlemmar som ni vill skapa en manuell faktura för genom att klicka på "Välj" till höger om en medlems namn, alternativt klicka på "Välj alla" om ni vill skapa en manuell faktura för alla i listan. Klicka sedan på "Steg 2" uppe i högra hörnet på sidan.


Steg 2: Välj eller skriv fakturatext 

På steg 2 kan ni ändra fakturadatum och förfallodatum samt skriva en fakturatext. Ni kan även kopiera in en färdig fakturatext som ni har skapat i "Fakturering" i vänstermenyn → "Fakturainställningar" i toppmenyn → "Fakturatexter" i toppmenyn, genom att välja fakturatext i rullistan. Klicka sedan på "Steg 3" uppe i högra hörnet på sidan. 


Steg 3: Ange avgift/kostnad

Välj vilken eller vilka kostnadstyper som ska finnas på den manuella fakturan (t.ex. "Övrigt"). Skriv vad kostnadstypen avser på fakturaraden (t.ex. "Lägeravgift") och ange belopp. Klicka sedan på "Steg 4" uppe i högra hörnet på sidan.  


Steg 4: Förhandsgranskning/skapa faktura

På steg 4 kan ni förhandsgranska fakturamottagare, fakturatext och avgift/-er. Om allt ser bra ut kan ni skapa fakturan/fakturorna genom att klicka på knappen "Skapa fakturor". 


Om ni behöver ändra något kan ni gå tillbaka de föregående stegen för att göra ändringen. Om ni vill avbryta klickar ni på knappen "Avbryt" uppe i högra hörnet på sidan. 


Ändra finansiering på manuella fakturor

Om er förening har Kansliservice kan ni i steg 4 välja om administrationsavgiften ska vara medlemsfinansierad eller föreningsfinansierad, under förutsättning att kostnadstypen/-erna i den manuella fakturan är "Övrig".



Hur skickar man en manuell faktura?

När en eller flera manuella fakturor har skapats hamnar dessa i "Fakturering" i vänstermenyn → "Fakturering" i toppmenyn → "Behandla fakturor" i toppmenyn. 


Tag fram den eller de fakturor ni vill skicka genom att göra ett urval med hjälp av rullistorna uppe i vänstra hörnet på sidan. Välj typ "Manuell" om ni vill få fram endast manuella fakturor och status "Obehandlad" om ni vill få fram skapade fakturor som inte har skickats. 


Om ni vill skicka samtliga fakturor som ni har fått fram genom urvalet klickar ni på "Maila urvalet" uppe i högra hörnet på sidan. Om ni vill skicka endast en eller några av fakturorna i urvalet bockar ni i den eller de fakturor ni vill skicka och klickar sedan på "Maila markerade" uppe i högra hörnet på sidan. 


På nästa sida finns möjlighet att skriva en mejltext om så önskas. Ni ser även mottagaren/-arna och vilka e-postadresser de har (E-post 1, Målsman 1, Målsman 2). För att skicka den eller de manuella fakturorna klicka på knappen "Maila och markera "Skickad"".