Manuella fakturor används för att fakturera medlemmar övriga avgifter, exempelvis vid köp av kläder. Ni ska inte använda manuella fakturor för att fakturera medlemsavgifter, träningsavgifter och licensavgifter. En manuell faktura är inte kopplad till någon grupp eller period.
Skapar en manuell faktura
För att skapa en manuell faktura går ni till Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Skapa manuella fakturor i undermenyn. Följ sedan nedan steg.
Steg 1: Välj fakturamottagare
Sök på en medlem i sökrutan eller välj en grupp i rullistan och välj sedan den eller de medlemmar som ni vill skapa en manuell faktura för genom att klicka på Välj till höger om en medlems namn, alternativt klicka på Välj alla om ni vill skapa en manuell faktura för alla i listan → klicka sedan på Steg 2 uppe till höger.
Steg 2: Välj eller skriv en fakturatext
Under steg 2 kan ni ändra fakturadatum och förfallodatum samt välja eller skriva en fakturatext. Klicka därefter på Steg 3 uppe till höger.
Steg 3: Ange kostnadstyper
Här väljer ni den eller de kostnadstyper som ska finnas på den manuella fakturan. Skriv en fakturarad och ange belopp. Klicka därefter på Steg 4 uppe till höger.
Steg 4: Förhandsgranskning och skapa faktura
Under steg 4 kan ni förhandsgranska fakturainformationen. Om allt ser bra ut kan ni skapa fakturan/fakturorna genom att klicka på knappen Skapa fakturor.
Om ni behöver ändra något kan ni gå tillbaka de föregående stegen för att göra ändringen. Om ni vill avbryta klickar ni på knappen Avbryt uppe till höger.
Skicka en manuell faktura
När ni skapat en eller flera manuella fakturor är nästa steg att skicka dessa.
Gå till Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Behandla fakturor i undermenyn → välj typ Manuell om ni vill få fram endast manuella fakturor → välj status Obehandlad → klicka på Maila urvalet uppe till höger för att mejla alla manuella fakturor i listan, alternativt bocka i den eller de manuella fakturorna i listan som ni vill skicka och klicka på Maila markerade uppe till höger → skriv erat mail → klicka på Maila och markera skickad för att skicka iväg de manuella fakturorna till medlemmarna samt att de får statusen skickad.
Ändra finansiering
I steg 4 kan ni välja om administrationsavgiften ska vara medlemsfinansierad eller föreningsfinansierad, under förutsättning att kostnadstypen/-erna i den manuella fakturan är av typen Övrig.