OBS! Denna manual gäller endast för föreningar som har en äldre version av SportAdmin.
Gruppfakturor används för att fakturera medlemmar standardavgifter som medlemsavgifter, träningsavgifter och licensavgifter genom era medlemsgrupper. Att skapa gruppfakturor för en grupp innebär att det skapas likadana fakturor för alla fakturerbara medlemmar i gruppen.
Förberedelser
Innan ni kan skapa era gruppfakturor behöver ni göra vissa förberedelser.
1. Periodinställningar
Periodinställningarna måste vara rätt ifyllda. Här kan ni läsa mer om Periodinställningar.
2. Medlemsgruppen ska vara bekräftad
Den medlemsgrupp som ska faktureras måste vara bekräftad och alla medlemmar i medlemsgruppen behöver också vara bekräftad. För att bekräfta medlemmarna och medlemsgrupperna går ni till Medlemsgrupper i vänstermenyn → välj en grupp i rullistan → klicka på Bekräfta alla uppe i högerhörnet → klicka på Bekräfta gruppen uppe i högerhörnet.
3. Gruppkostnader
Se till att det är gruppkostnader, och rätt gruppkostnader, upplagda på medlemsgruppen. Här kan ni läsa mer om gruppkostnader.
4. Fakturatext
Se till att er fakturatext är uppdaterad och att det är en fakturatext kopplad till medlemsgruppen. Här kan ni läsa mer om fakturatexter.
Skapa gruppfakturor
När alla förberedelser är klara kan ni skapa era gruppfakturor.
Gå till Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Skapa gruppfakturor i undermenyn → klicka på Välj till höger om gruppen → korrigera förfallodatum om ni önskar → klicka på Faktureras ej till höger om medlemmen om den inte ska få en faktura → klicka på Skapa fakturor.
Tänk på att fakturorna inte skickas automatiskt till medlemmarna när ni skapar fakturorna. Ni måste själva skicka de skapade fakturorna till medlemmarna.
Skickar gruppfakturor
När ni skapat gruppfakturorna är nästa steg att skicka dessa till medlemmarna.
Gå till Fakturering i vänstermenyn → Fakturering i toppmenyn → Behandla fakturor i undermenyn → välj status Obehandlad → klicka på Maila urvalet uppe till höger för att mejla alla gruppfakturor i listan, alternativt bocka i den eller de gruppfakturor i listan som ni vill skicka och klicka på Maila markerade uppe till höger → skriv erat mail → klicka på Maila och markera skickad för att skicka iväg gruppfakturorna till medlemmarna samt att de får statusen skickad.