OBS! Denna manual gäller endast för föreningar som inte har SportAdmins Kansliservice.


Gruppfakturor används för att fakturera medlemmar standardavgifter som medlemsavgifter, träningsavgifter och licensavgifter. Att skapa gruppfakturor för en grupp innebär att det skapas likadana fakturor för alla fakturerbara medlemmar i gruppen.


Hur skapar man gruppfakturor?

Förberedelser

För att gruppfakturor ska kunna skapas måste nedanstående vara uppdaterat i SportAdmin:


1. Periodinställningarna måste vara rätt ifyllda

Gå till  "Inställningar" i vänstermenyn "Perioder" i toppmenyn.

Se över era periodinställningar för er aktiva period så att licensår, medlemsår och familjemedlemskap är rätt ifyllt. Här kan ni läsa mer om Periodinställningar.

 

2. Medlemsgruppen som ska faktureras ska vara bekräftad

Gå till "Medlemsgrupper" i västermenyn och välj en grupp i rullistan uppe till vänster på sidan. 

För att kunna bekräfta gruppen måste alla medlemmar i gruppen vara bekräftade. De som inte är bekräftade har en röd knapp som heter "Bekräfta". När alla medlemmar i gruppen är bekräftade kan en Huvudadministratör i föreningen bekräfta hela gruppen genom att klicka på knappen "Bekräfta gruppen" uppe i högra hörnet på sidan. 


3. Gruppkostnaden/kostnaderna ska vara skapade/uppdaterade
Gå till ”Betalinställningar" i vänstermenyn → ”Gruppkostnader” i toppmenyn. 

Se till att det finns en eller flera gruppkostnader upplagda på gruppen i fråga och att dessa är korrekta. Här kan ni läsa mer om gruppkostnader.

                                                

4. Periodtexten skall vara uppdaterad
Gå till ”Fakturering” i vänstermenyn → ”Fakturainställningar” i toppmenyn → ”Fakturatexter” i toppmenyn. 

Se till att fakturatexten som är kopplad till gruppen i fråga är uppdaterad. Här kan ni läsa mer om fakturatexter.


Skapa gruppfakturor

När alla förberedelser är klara; gå till ”Fakturering” i vänstermenyn → ”Skapa gruppfakturor” i toppmenyn. 

Under denna flik visas alla grupper som är klara att faktureras. Välj en grupp genom att klicka på "Visa" till höger om gruppen. På nästa sida visas en lista över medlemmarna som ingår i gruppen. Kontrollera att det är angivet ett rimligt förfallodatum och att alla medlemmar som ska ha en faktura i gruppen är fakturerbara. Om en medlem inte ska få en faktura så kan ni klicka på "Faktureras ej" till höger om medlemmen. För att skapa fakturor klickar ni på knappen "Skapa fakturor". 


Tänk på att fakturorna inte skickas automatiskt till medlemmarna när ni skapar fakturorna. Ni måste själva skicka de skapade fakturorna till medlemmarna.


Hur skickar man gruppfakturor?

Först måste ni skapa gruppfakturor (se föregående stycke). Därefter går ni in på "Fakturering" i vänstermenyn → "Behandla fakturor" i toppmenyn. Gör ett urval uppe till vänster på sidan genom att ange status "Obehandlad". Då får ni fram en lista på alla obehandlade gruppfakturor (gruppfakturor som ni har skapat men ännu inte skickat till medlemmarna). Klicka på knappen "Maila urvalet" uppe till höger på sidan om ni vill mejla alla gruppfakturor i listan. Bocka annars i den eller de gruppfakturor i listan som ni vill skicka och klicka på knappen "Maila urvalet" uppe till höger på sidan. På nästa sida klickar ni på knappen "Maila och markera skickad" för att skicka iväg gruppfakturorna till medlemmarna.